Custo de estoque: quais são e como calcular?

Fazer um bom gerenciamento de estoque é essencial para qualquer empresa. Sem compreender os custos associados a ele, dificilmente será possível tomar boas decisões e gerenciar o projeto de maneira eficiente. Sendo assim, entender o custo de estoque costuma ser o primeiro passo para otimizar o empreendimento a partir de um setor tão importante.

É por isso que, neste artigo, discutiremos os diferentes tipos de custos de estoque e mostraremos como calculá-los para ajudar você a otimizar seu gerenciamento de estoque e maximizar seus lucros. Confira.

O que é o custo de estoque e qual a importância?

Quando falamos em custo de estoque estamos nos referindo à soma dos variados gastos referentes à armazenagem de itens que permitem o funcionamento do negócio. Assim, precisam ser considerados elementos como:

Logo, trata-se de um levantamento de informações que de modo algum deixa de ser complexo. Por isso, faz todo o sentido calcular o custo do estoque. Ele é importante para que a empresa tenha o devido controle sobre suas despesas operacionais.

Mais do que isso: o custo do estoque, quando devidamente assimilado, torna-se útil em relação às margens e o lucro líquido do negócio.

Na prática, o custo de estoque é ferramenta importante para ajudar na margem de lucro de uma empresa, permitindo que ela tenha uma melhor organização do ponto de vista financeiro. Não por acaso, a redução desses custos acaba sendo uma das metas principais da gestão de estoque.

A dificuldade de calcular o custo de estoque

A questão é que, justamente por se tratar de uma tarefa que envolve uma série de elementos, o cálculo do custo de estoque costuma ser difícil. Entre as dificuldades que mais comprometem a ação das empresas está saber qual é a quantidade exata de ativos que precisam ser armazenados, além do tempo ideal para tanto.

Em casos em que a empresa tem em estoque uma quantidade maior do que o necessário, ela fica sujeita a riscos como o de perder dinheiro com o armazenamento e também com a manutenção.

Da mesma forma, se ela estocar um número inferior do que o necessário, uma consequência negativa pode ser a falta do produto exatamente quando mais se precisa dele, ou seja, na hora que o cliente faz o pedido.

Pior ainda quando não existe o cálculo do custo do armazenamento por produto. Aluguel de espaço, energia elétrica, seguro, limpeza, entre outros, precisam ser devidamente registrados e mensurados.

Portanto, é importante saber quais são os custos e como mensurar exatamente quanto determinado ativo realmente custa para a empresa.

Quais são os tipos de custo de estoque

Custo de pedido

O custo de pedido é um elemento importante no gerenciamento de estoque empresarial. Ele se refere aos custos associados à realização de um pedido para reabastecer o estoque. Isso inclui dois elementos, de maneira geral:

São exemplos os custos associados à preparação da documentação necessária para o pedido, como faturas e formulários de pedido. Da mesma forma, podem ser considerados os custos relacionados ao transporte e entrega dos itens solicitados.

Também é importante levar em consideração quaisquer taxas ou despesas cobradas pelo fornecedor para processar o pedido.

Custo de manutenção e armazenamento

O custo de manutenção e armazenamento se refere aos custos associados ao armazenamento do estoque. Isso inclui:

São custos relacionados à manutenção do espaço de armazenamento, procedimentos como limpeza e reparos. Além disso, podem ser citados o uso de sistemas de gerenciamento de estoque e a contratação de funcionários para gerenciar o estoque.

Também é importante levar em consideração quaisquer despesas relacionadas à segurança do estoque. É o caso da instalação de sistemas de segurança e da contratação de seguranças.

Custo de produto

O custo do produto tem a ver com os custos associados à compra dos produtos que compõem o estoque. Assim, é preciso pensar não somente no preço pago pelos produtos, mas também em quaisquer impostos ou taxas relacionadas a essa compra.

Para ficar mais claro: é o caso de impostos que incidem sobre vendas ou sobre a importação de um produto. Além disso, pode haver taxas de corretagem ou taxas de câmbio que precisam ser levadas em consideração ao calcular o custo total do produto.

Custo de falta de estoque ou excesso

O ideal é gerenciar o estoque com equilíbrio, de maneira que não falte ou sobre estoque. Entretanto, o custo de falta de estoque ou excesso costuma aparecer quando a empresa tem pouco ou muito estoque. Isso porque, quando se tem pouco estoque, a consequência geralmente é a perda de vendas e insatisfação do cliente.

Por outro lado, quando se tem estoque demais, a tendência é que isso resulte em desperdício e obsolescência.

Uma empresa que não tiver estoque suficiente para atender à demanda dos clientes, certamente pode perder vendas e receita. Pior ainda: seus clientes podem ficar insatisfeitos e procurar outras empresas para atender às suas necessidades.

Por outro lado, se uma empresa tiver estoque em excesso, ela pode ver seus itens não serem vendidos. Isso gera obsolescência. Como consequência, é possível que essa empresa tenha que conviver com desperdício e até a perda financeira.

Custo de depreciação ou custo de risco

O custo de depreciação ou custo de risco é o custo associado à perda de valor dos produtos em estoque ao longo do tempo. Isso pode ser causado por diferentes fatores. Entre os principais estão:

Imagine uma empresa que trabalha com produtos eletrônicos, por exemplo. Neste cenário, é fato que eles podem se tornar obsoletos rapidamente. Especialmente na medida que novas tecnologias são lançadas. Se isso acontecer, a consequência será uma perda de valor para os produtos em estoque.

Além disso, produtos perecíveis podem se deteriorar ao longo do tempo, resultando em perda de valor. Também é importante levar em consideração quaisquer danos que possam ocorrer aos produtos em estoque, como danos causados por transporte ou manuseio inadequado.

Ao gerenciar esse tipo de estoque é importante levar em consideração o custo de depreciação ou custo de risco e tomar medidas para minimizá-lo. É o caso da rotação regular do estoque para evitar a obsolescência e a deterioração, bem como a implementação de medidas para evitar danos aos produtos em estoque.

Custo de serviço

O custo do serviço está associado ao fornecimento de serviços aos clientes relacionados ao estoque. Isso pode incluir coisas como:

No caso de uma empresa que oferece suporte ao cliente para seus produtos, por exemplo, ela certamente tem custos com a contratação de funcionários para fornecer esse suporte.

Além disso, se a empresa oferece garantias ou permite devoluções de produtos, ela também arca com custos associados ao processamento dessas garantias e devoluções.

Para lidar com esse tipo de custo é importante pensar na implementação de medidas para reduzir a necessidade de suporte ao cliente, como fornecer informações claras sobre os produtos e garantir que eles sejam de alta qualidade.

Também podem ser implementadas políticas claras de garantia e devolução para minimizar os custos associados a esses serviços.

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Como calcular o custo de estoque

A realidade é que o custo de estoque depende da realidade de cada empresa. Assim, é preciso considerar a atividade que ela realiza e o modelo de estoque com o qual trabalha.

Ainda assim, é bastante comum que o cálculo do custo de estoque seja resultado da soma de todos os custos associados a ele. Dessa forma, é preciso considerar os 7 elementos citados. No caso:

Vamos exemplificar: imagine que uma empresa tem um custo de pedido no valor de 100 Reais por pedido.

Acrescente a isso, 200 Reais por mês com custo de manutenção e armazenamento, um custo do produto de 10 Reais por unidade, um custo de falta de estoque ou excesso de 500 Reais por mês, um custo de depreciação ou custo de risco de 20 Reais por mês e um custo do serviço de 30 Reais por mês.

Somando todos esses valores, chegamos ao custo total do estoque de 410 Reais por mês.

Como fazer os registros de custo de estoque?

É importante que os registros de custo de estoque se tornem uma prática regular por parte da empresa. O motivo é que somente assim será possível controlar esse tipo de despesa de maneira a evitar que ela saia de controle.

Para tanto, o ideal é considerar tanto as necessidades quanto as preferências da empresa. Algumas delas, especialmente as de pequeno porte, podem trabalhar com ferramentas simples. Para outras, que contam com estruturas mais complexas, o indicado é recorrer a sistemas mais sofisticados.

De qualquer forma, soluções que vão desde planilhas eletrônicas até softwares contábeis e sistemas de gerenciamento de estoque mais avançados são úteis para registrar e acompanhar os custos de estoque.

O importante é ter como registrar essas despesas, considerando os 7 tipos apresentados. Além disso, fazer a atualização dos registros de maneira regular. Assim é possível ter a garantia de que eles estarão sempre precisos e em dia com a realidade da organização.

Uma dica é categorizar e organizar os registros de maneira lógica. Isso será importante para simplificar a análise e a futura tomada de decisões. Nesse sentido, sistemas mais robustos são recomendados, uma vez que eles podem classificar os custos de maneira automática, considerando tipo ou período.

Assista ao video abaixo e confira o dia a dia do gestor de logística.

Como reduzir os custos de estoque?

No geral, a melhor maneira de lidar com custos excessivos no estoque é criando uma lógica em relação a esse setor tão importante do negócio.

Isso pode ser feito a partir de passos simples. É o que vamos mostrar como fazer agora.

Passo 1. Padronização

Procure padronizar e dotar de inteligência o gerenciamento do estoque da sua empresa. A melhor maneira de fazer isso é investindo.

Soluções tecnológicas e profissionais com capacidade estratégica podem representar um custo em um primeiro momento, mas converter isso em retorno em um segundo momento.

Passo 2. Controle

Tanto as entradas quanto as saídas do estoque devem ser acompanhadas em tempo real. Isso, além de dar agilidade ao negócio, permite também que desperdícios sejam evitados, algo que é essencial em relação ao estoque.

Passo 3. Curva ABC

É preciso saber quais são os itens que trazem o melhor resultado para a empresa. Dessa forma, ela tem como atuar na valorização destes e pensar em alternativas para os demais.

Passo 4. Reordenação

É importante que a empresa configure os chamados alertas de reordenação. Eles são notificações emitidas por software que avisam quando um item está chegando a um nível crítico no estoque.

Com eles é possível ter maior tranquilidade em relação à compra de itens sem que a empresa precise gastar mais do que o necessário.

Passo 5. Organização

É importante ter o controle sobre as mercadorias e o impacto que elas trazem para o empreendimento.

É a partir disso que será possível eliminar o excesso e trabalhar com uma estrutura mais enxuta e condizente com as necessidades do negócio.

Importância do giro de estoque

Por fim, vale citar também a importância do giro de estoque no controle desses custos. Ele nada mais é do que um indicador logístico que mostra a quantidade de vezes que o estoque é reposto em um determinado período de tempo.

Consequentemente, essa medida avalia se existe o equilíbrio entre as vendas realizadas e a compra de produtos.

O giro de estoque é importante porque ele nivela o estoque de produtos. Por meio desse cálculo é possível adequar o estoque à demanda. Da mesma forma, o giro permite diminuir custos com armazenagem e compreender melhor a rotatividade das mercadorias.

Agora que entendeu o que é custo de estoque e como calcular, confira também 3 dicas para resolver o problema de estoque parado.

Picking: modelos para melhorar a produtividade do armazém

Não é de hoje que a logística se tornou fator imprescindível nas empresas, muitas vezes sendo considerada a chave mestra para o sucesso e diferencial do negócio, e é aí que entra o picking.

No entanto, apesar de isso ser amplamente debatido no mercado, ainda é comum encontrar empresas insistindo em processos obsoletos, com baixa produtividade e com ausência de tecnologias adequadas.

O picking está entre os inúmeros processos fundamentais dentro de um supply chain eficiente, mas nem sempre é devidamente otimizado nos armazéns das empresas.

Por esse motivo, nós preparamos um post completo para abordar o que é o Picking na prática, as vantagens de sua otimização e os modelos mais usuais aplicados pelas companhias de logística no Brasil e no mundo.

O que é Picking?

Toda organização que opera com armazenagem já ouviu falar do processo de picking em sua cadeia de distribuição.

Na prática, o picking nada mais é do que a etapa de separação dos pedidos a serem carregados. Em outras palavras, quando uma compra é realizada pela empresa, essa informação chega até o operador do armazém, que por sua vez, deve localizar o item no estoque e separá-lo adequadamente para o carregamento e expedição.

É justamente entre a retirada do produto da prateleira e o envio para o caminhão que o processo de picking se realiza.

No entanto, visto de uma forma generalista, a impressão que dá é de que a separação de um pedido é tarefa simples e meramente operacional, o que não se comprova na prática.

Quando falamos de estoques grandes e variados, com cuidados e controles específicos, o picking pode ser tornar algo complexo e extremamente detalhista.

Além disso, o processo tem influência direta com a qualidade e agilidade das entregas da empresa. Ou seja, erros ou demoras na separação de pedidos podem gerar custos, devoluções, atrasos e insatisfação na distribuição.

Há diferenças entre picking e packing na logística?

Antes mesmo de exemplificarmos os modelos mais comuns de sistemas de picking na logística, é interessante abordarmos um outro processo com nome semelhante e, quase sempre, realizado em conjunto com a separação de pedidos: o packing.

Na prática, quando o packing é necessário, normalmente ele vem em uma etapa posterior ao picking.

Em termos gerais, o packing se define como o processo de empacotamento e montagem de kits para entregas. Em outras palavras, logo após a separação dos itens no picking, os operadores ou sistemas ficam responsáveis por empacotar e montar as embalagens para o carregamento e entrega.

E qual a importância prática de um picking eficiente na gestão logística?

Dentro do Supply Chain, a gestão de estoque é fator crucial para a qualidade das entregas, porém, muitas empresas acabam focando seus esforços unicamente na distribuição e transporte.

Por outro lado, companhias que enxergam e investem na otimização de seus armazéns conseguem aumentar a produtividade e agilidade de suas logísticas de forma significativa, gerando resultados operacionais e gerenciais, como redução de custos, organização e planejamento, e até mesmo na experiência final do consumidor.

É exemplo do case prático da Biscoitos Belma, que, a partir da implementação de soluções e sistemas de gestão em seus armazéns, conseguiu reduzir em até 90% o tempo de seus processos operacionais e gerar mais rapidez e eficiência em suas entregas.

Mas qual a relação do picking com isso tudo? Se considerarmos que a separação de pedidos é uma etapa essencial dentro da cadeia de supply chain de uma empresa, evidentemente que o picking precisa estar integrado e otimizado com outros processos.

Logo, melhorar esse sistema, agregando mais agilidade, controle e eficiência operacional na prática vai permitir que outras etapas do supply chain ganhem produtividade - e, em geral, toda a cadeia logística agrega benefícios, desde a chegada dos produtos no seu armazém, até a entrega final do cliente.

E quais os melhores modelos de picking para a sua empresa?

Assim como tudo na logística, não há um modelo único e padrão que funcione perfeitamente para todas as empresas. Antes de tudo, cabe ao gestor conhecer suas especificidades e, dessa forma, definir e adequar os melhores sistemas operacionais para a sua empresa.

Sendo assim, a seguir, listamos alguns modelos usuais de sistemas de picking para o seu conhecimento, mas é fundamental entender que eles são adaptáveis e flexíveis, conforme as necessidades de cada operação.

Confira!

1. Picking discreto

O chamado picking discreto se caracteriza por sua simplicidade operacional e, por esse motivo, agrega mais facilidade e controle no processo. Na prática, cada operador fica responsável por atender um pedido por vez, acolhendo item por item.

Assim, o picking discreto reduz riscos de erros e falhas ao longo da separação dos pedidos, justamente por um único responsável para cada etapa e por englobar poucos documentos e ordens de serviços.

Por outro lado, é preciso levar em consideração que esse modelo de Picking é mais usual em estoques mais simples, com pouca variedade de itens e que demandam mais tempo para a sua realização.

2. Picking por zona

No picking por zona, como o próprio nome já sugere, a separação de pedidos é realizada em diferentes zonas ou seções do estoque. Logo, antes mesmo de implementar esse sistema, é preciso pensar no layout e organização física do depósito.

Na prática, cada operador fica alocado em um dessas seções, sendo o responsável por recolher os itens do pedido em sua área de atuação.

Dessa forma, assim que o pedido é completo, ele é despachado a partir daquela zona. Caso ainda haja mais itens ou processos a serem realizados, ele deve passar para a zona seguinte até o seu fechamento final.

As vantagens do picking por zona são a organização e divisão de tarefas em estoques maiores, o que poderia ficar inviável em um sistema discreto, por exemplo, quando um único operador se responsabiliza pela separação completa do pedido.

Por outro lado, o picking por zona inevitavelmente requer mais controles e cuidados a cada etapa, o que demanda automação e uso de ferramentas de controle mais avançadas.

3. Picking por lote

O chamado picking por lote é extremamente útil e produtivo em muitas empresas, já que tem uma dinâmica em que os operadores precisam esperar formar um lote completo do pedido e, só a partir daí, carregá-lo para a entrega.

Ou seja, o sistema precisa esperar que mais pedidos do mesmo item sejam realizados, até que haja uma quantidade suficiente para separá-los para a distribuição.

Trata-se de um esquema prático e muito produtivo, porém se torna mais adequado para armazéns com grandes giros de estoque. Caso contrário, algumas entregas podem demorar mais do que o necessário por ser necessário esperar acumular um volume ideal para o carregamento.

4. Picking por onda

Por fim, o modelo de picking por onda se caracteriza por uma dinâmica em que cada operador fica responsável pelo recolhimento de um produto. Para isso, em geral, há agendamento de determinados volumes e requisições por turno de trabalho.

Dessa forma, esse cronograma se realiza a partir da necessidade de entrega, de acordo com o prazo estipulado para a distribuição do pedido até o cliente final.

Por esse motivo, o picking por onda nem sempre é recomendado para entregas com promessas de prazos muito curtos ou no mesmo dia, já que vai depender muito da troca de turno dos operadores.

Quais vantagens práticas de um picking otimizado?

Como destacamos, não há um modelo padrão de picking para a logística, e cada empresa deve avaliar e definir qual o melhor sistema que atende suas necessidades e operações.

Quando isso é acertado, certamente, diversas vantagens passam a ser agregadas na cadeia de suprimentos e, inclusive, na qualidade das entregas realizadas pela empresa.

Por isso, a seguir, destacamos alguns benefícios práticos que um armazém passa a agregar quando consegue otimizar seus processos de picking.

Redução de custos

Tempo e trabalho operacional, muitas vezes, são sinônimos de custos na logística. Além disso, processos manuais e demorados, ainda que bem realizados, reduzem a produtividade completa das operações.

Logo, insistir em sistemas obsoletos e lentos para o seu picking pode, sim, ter impacto direto na eficiência de sua distribuição e, inclusive, na saúde financeira da empresa.

Redução de erros e falhas

Processos manuais são passíveis a erros e falhas no picking e, inevitavelmente, isso gera inúmeros problemas e custos para suas operações.

Imagine, por exemplo, reduzir suas taxas de devolução ou reclamações de clientes, só por conseguir melhorar a qualidade de suas entregas.

O picking está completamente ligado a isso, pois trata-se da etapa de separação dos pedidos antes que eles sejam carregados no caminhão. Logo, otimizar esse processo é também evitar falta ou troca de itens, assim como carregamentos equivocados para a entrega.

Agilidade na distribuição

Até pouco tempo, termos como "sameday delivery" nem existiam no cenário logístico, pois era praticamente impossível conseguir receber um pedido, separá-lo e partir para entrega no mesmo dia, especialmente em empresas com grandes volumes de demandas.

Hoje, isso já é viável e, sem dúvidas, um dos grandes diferenciais na logística de muitas marcas.

E mais uma vez, isso depende basicamente da automação das etapas da sua gestão de estoque, o que inclui um picking ágil, prático e eficiente.

Melhor experiência do consumidor final

De tempos para cá, a logística se tornou fator crucial nas estratégias empresariais, justamente porque deixou de ser considerada algo meramente operacional e se transformou em diferencial fundamental para a satisfação do consumidor.

Com mercados cada vez mais concorridos e públicos mais exigentes, entregar dentro do prazo e com a devida integridade do produto não é mais suficiente em muitos setores. É preciso ir além e proporcionar experiências diferenciadas a quem escolhe e compra seus produtos!

E por isso conseguir otimizar o Picking e outras etapas do seu supply chain não agrega valores unicamente para as operações de seu armazém, mas também pode proporcionar satisfação, aprovação e experiências positivas ao seu público.

E como otimizar, na prática, o processo de Picking?

Hoje, o advento de novas tecnologias permite que o processo de picking nas empresas seja completamente automatizado, ou pelo menos, muito bem monitorado, evitando assim possíveis erros, aumento de custos e mais produtividade às etapas.

É possível, por exemplo, encontrar no mercado empresas que utilizam a Inteligência Artificial e equipamentos como esteiras, transelevadores e rampas automáticas, que por si só, já realizam a separação dos pedidos, sem a intervenção humana.

  1. Já para o lado gerencial e administrativo, o uso de sistemas WMS é algo indispensável para os dias de hoje, e as empresas que implementam esse tipo de solução reconhecem as vantagens e diferenciais que a ferramenta proporciona ao supply chain de ponta a ponta.

Em outras palavras, o sistema WMS permite otimizar processos desde etapas iniciais, como o recebimento e conferência de materiais no armazém, até o carregamento final para a entrega ao cliente.

E como não seria diferente, nesse meio caminho, o sistema também permite otimizar todo o processo de picking, evitando qualquer tipo de erro, falha, falta ou carregamento incorreto.

Na prática, o sistema WMS opera com coletores de dados e etiquetas com códigos de barras, que são capazes de armazenar e distribuir tarefas entre os operadores de uma forma personalizada e levando em consideração dados e informações fundamentais de cada produto.

Dessa forma, com o sistema WMS o gestor consegue controlar datas de validade, números de lote, nome do fornecedor, tipo de SKU, entre outros detalhes, o que facilita e otimiza o processo de picking.

Em resumo, essas são algumas das dicas e informações úteis sobre os principais modelos de picking na gestão de estoque, suas vantagens práticas e como o uso da tecnologia se tornou essencial para a otimização desse processo.

E se você gostou das dicas e busca soluções eficientes, capazes de otimizar por completo o Picking e outras etapas de seu supply chain, não deixe de conversar com um de nossos especialistas e conheça o sistema WMS desenvolvido pela OnBlox.

5 dicas para melhorar separação e expedição de pedidos

Saiba mais sobre como fazer a separação e expedição de pedidos corretamente na sua empresa.

Sempre que pensamos em processos logísticos, precisamos ter em mente os critérios que podemos adotar, pois eles são necessários para a otimização das operações. Do contrário, não há como controlar a eficiência das medidas. É nessa lógica que a separação e expedição de pedidos precisa ser pensada. Quando ela é adotada de maneira racional, acaba sendo muito mais fácil evitar imprevistos e, consequentemente, prejuízos.

É por isso que reunimos 5 dicas que, certamente, poderão ajudar você a melhorar a separação e expedição de pedidos na sua empresa. Fique atento a elas para garantir um trabalho otimizado para a sua equipe e, consequentemente, uma maior qualidade às suas entregas.

1. Comece entendendo a importância da agilidade nos processos

Se a sua empresa quer atuar de maneira realmente profissional em relação à separação e expedição de pedidos, então ela precisa garantir o controle das informações para aumentar a agilidade na relação com clientes e distribuidores.

Em relação a isso é preciso considerar que os produtos têm um ciclo de produção e atividade dentro da empresa, algo que influencia em seu preço final. Assim, quando os processos são rápidos e eficientes, a tendência é que a empresa tenha como criar um diferencial interessante na diminuição do ciclo de produção dos produtos, podendo se tornar mais atrativa do ponto de vista comercial. Com boa rotatividade de mercadorias, o fluxo se torna mais dinâmico.

É por esse motivo que é tão importante pensar na agilidade dos processos de separação e expedição de pedidos, ou seja, no tempo em que o produto permanecerá sob a guarda da empresa e de como se dará esse processo. Menos é mais: a ideia é que o setor de logística tenha como controlar as entradas e saídas de maneira estratégica, fazendo com que o menor tempo gasto se configure em preços melhores.

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2. Prepare-se para fazer a separação e expedição de pedidos com eficiência

É preciso se organizar para a separação e expedição de pedidos na sua empresa. Para tanto, comece garantindo que o setor de logística trabalhe de maneira eficaz no que diz respeito ao que entra no armazém da empresa.

Com eficiência na separação de pedidos, a incidência de erros costuma ser menor. Por isso, tenha clareza na definição do destino dos lotes, fazendo o devido registro de dados gerados na operação. Vale destacar que a informação gerada pode guiar suas futuras atividades, para que você tenha como redefinir como se dará a organização do armazém, a disposição dos produtos em estoque, a lógica por trás das reposições, entre outros, de acordo com a realidade do negócio.

Fundamental nesse processo de separação e expedição de pedidos é contar com profissionais treinados e que saibam trabalhar com informações para extrair o máximo delas para a empresa. Somente assim será possível adotar medidas para aperfeiçoar as operações.

3. Recorra à informatização no processo de separação e expedição de pedidos

Quando a parte logística da empresa se dedica a encontrar soluções para sofisticar seus processos de separação e expedição de pedidos, acaba sendo natural que ela encontre recursos para serem alinhados às técnicas e estratégias que porventura já vem sendo utilizadas. Essa é uma maneira inteligente de adotar a tecnologia, colocando a informatização à disposição de uma lógica empresarial já existente. A ideia é simplificar o trabalho dos operadores, de maneira a evitar erros e controlar adequadamente os diferentes dados e informações que são gerados.

Existem vários exemplos de como isso pode ser feito. Programas que facilitam e dinamizam tarefas são úteis para amenizar a incidência de erros humanos e diferentes tipos de falhas ao longo dos processos. Com o controle por código de barras, por exemplo, os responsáveis têm como localizar os lotes que estão guardados, assim como conferir as informações referentes a eles.

Vale a pena contar com um sistema que faça a devida separação e expedição de pedidos de maneira automatizada porque assim a sua empresa tem como fazer uma troca rápida de dados e envio de documentos e informações, assim como garantir o seu melhor recebimento. No fim, você reduz o tempo de execução das atividades, tendo como reduzir custos no processo.

O segredo é alinhar a tecnologia ao trabalho da sua equipe. Reforçamos que é fundamental que ela esteja alinhada com os interesses da sua empresa para que, em consequência disso, as soluções adotadas surjam como diferenciais. Sem isso, mesmo os mais sofisticados dos sistemas podem gerar erros.

Em resumo, o caminho é qualificar a equipe e investir em tecnologia para simplificar sua ação no dia a dia.

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4. Entenda melhor como pode ser feita a armazenagem

Em resumo, as empresas podem escolher entre fazer a armazenagem de seus produtos adotando um modelo próprio, contando com uma estrutura de armazém próprio ou locado, ou recorrendo à terceirização, quando ela contrata os serviços um operador logístico.

Essa escolha depende de cada organização e suas limitações. Em casos em que a complexidade das operações é alta e a companhia não conta com recursos para investir na construção de uma logística mais sofisticada, o ideal é optar pela terceirização, entretanto, quando a logística precisa ser mais estratégica para a empresa, acaba sendo mais interessante investir na montagem de seus próprios recursos.

O modelo escolhido certamente gera impactos nos resultados empresariais, sendo possível que uma escolha errada afete toda a produção da companhia e exija uma posterior modificação em toda essa estrutura.

De qualquer forma, é preciso criar estratégias de movimentação para os itens, considerando os principais processos de armazenagem, que são o recebimento, a armazenagem propriamente dita, a separação e expedição de pedidos. É aqui que começamos a nos aprofundar na separação e expedição de pedidos, pois elas são fases dentro desse processo mais amplo.

Falaremos sobre isso mais detalhadamente na sequência, para então nos aprofundarmos nas soluções que podem ser adotadas para melhorar os processos e ajudar a empresa a gerar resultados com um melhor trabalho do departamento de logística.

O recebimento

Como visto, quando pensamos no trabalho com informações, precisamos ter atenção à forma como é feito o recebimento das mercadorias. Deve-se ter um cuidado especial com a conferência de acordo com a quantidade dos produtos recebidos, a inspeção e a identificação de cada mercadoria.

É fundamental organizar os materiais recebidos e em seguida fazer um processo de conferência cega, no qual não é possível saber o que deve ser conferido. Isso tende a amenizar a incidência de erros na operação, uma vez que tira o funcionário da zona de conforto nessa atividade. O ideal é que posteriormente à conferência cega, seja feita uma comparação entre aquilo que aparece na nota fiscal e o que foi registrado.

Vale lembrar que nesse processo de conferência é possível coletar dados adicionais dos produtos, tais como seu estado de conservação, o lote, a validade, a fabricação e também o número de série. Isso pode ser aperfeiçoado se a empresa contar com soluções tecnológicas.

Já a inspeção precisa avaliar se existe algum tipo de dano nos produtos, como avarias ou inconformidade com o que foi pedido. Uma possibilidade para uma grande quantidade de itens é fazer a coleta de uma amostra do produto para uma avaliação mais minuciosa para então dar sequência ao processo de armazenagem dos demais.

Quanto à identificação de mercadorias, é preciso considerar o código de barras e tomá-lo como referência para as futuras movimentações ou contagem dos produtos, indo da fase de entrada até a de expedição.

Essa é uma tarefa que pode ser realizada de maneira manual, como acontece na maioria das vezes em empresas de pequeno porte, entretanto, na medida que a companhia vai contando com uma estrutura mais sofisticada, acaba sendo um diferencial contar com controles de movimentação de mercadorias mais avançados, exercidos por softwares com altos níveis de automação. A ideia é colocar os algoritmos à disposição da sua empresa para que eles se responsabilizem pela devida identificação dos itens.

A armazenagem

Feita a conferência e a identificação de mercadorias, deve ser iniciado um novo processo, que é o de alocação dos produtos nos locais adequados. Nesse processo é importante diferenciar o que chamamos de endereço daquilo que chamamos de alocação. O endereço é apenas o local de armazenamento das mercadorias, enquanto a alocação é o processo no qual o objetivo é definir o endereço ideal para o armazenamento de acordo com critérios. Assim, pensando em formas de fazer a alocação de maneira criteriosa, a armazenagem pode ter atuação mais estratégica em termos de produtividade para a empresa.

Com a mercadoria alocada no endereço de destino, ela passa a ficar à disposição pelo departamento responsável, sendo finalmente considerada no saldo de estoque. Com o coletor de dados é possível identificar a movimentação de mercadorias pelo código de barras e sofisticar o trabalho com o inventário, que pode ser de dois tipos, o cíclico e o geral. O cíclico deve ser feito com uma periodicidade curta, considerando determinadas mercadorias em estoque, enquanto o geral se dedica a tudo, sendo realizado anualmente.

Leia também → Endereçamento de estoque: Dicas para fazer na sua empresa 

A separação

Entendendo a importância do recebimento e da armazenagem nesse processo, finalmente chegamos ao ponto em que podemos nos aprofundar na separação e expedição de pedidos.

A realidade é que a separação das mercadorias precisa ser planejada. E para tanto é possível contar com regras de separação que podem ser por diminuição de número de visitações, shelf life, entre outras.

É importante que a definição seja feita corretamente, pois em casos de erros a produção pode ser afetada em virtude de interrupções na linha de produção e atrasos nas entregas. Uma forma de evitar que isso aconteça é estudar as operações de maneira criteriosa, considerando suas exigências e características para então criar uma estratégia para separação, que pode ser feita manualmente ou de maneira automatizada.

Com recursos como os coletores de voz, por exemplo, é o operador que se dirige até o endereço da mercadoria e traz determinada quantidade de produtos até uma área de conferência para então as mercadorias irem para a área de expedição.

Já no trabalho com o chamado Picking by light, existe um processo de separação por automação no qual há alto nível de fracionamento e embalagens lineares, onde se usam estruturas especializadas.

Também é importante destacar a necessidade de considerar as sazonalidades de vendas, ou seja, as épocas em que as vendas tendem a ser maiores ou menores do que em períodos normais. Quando a operação não está devidamente organizada para lidar com volumes de separação de características sazonais sem que precise aumentar o tempo de separação das mercadorias, então a tendência é que ela tenha problemas, já que não terá como fazer a expedição das mercadorias no mesmo tempo de expedição de períodos que não são sazonais.

A expedição

A expedição é a etapa operacional que finaliza o processo de armazenagem e é nela que são realizados os processos de conferência e despache das mercadorias para a empresa que se responsabiliza pelo transporte.

Em casos em que a empresa que opera a armazenagem não é a responsável pelo transporte, então a responsabilidade sobre as mercadorias é dela até o momento da entrega à transportadora. Já no caso em que a responsável pela operação da armazenagem é também a responsável pela distribuição das mercadorias até seu ponto de destino, então ela precisa trabalhar no planejamento, na execução e também no controle das diferentes etapas de transporte.

O processo de conferência pode ser feito de maneira manual ou então automatizada, com recursos como o coletor de dados que verifica cada volume ou via sistemas, neste caso, com maior intolerância a incidência de erros e diminuição significativa de falha humana.

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5. Saiba como melhorar a separação e expedição de pedidos na sua empresa

Como visto, a separação de pedidos, ou picking, em inglês, representa uma parte importante no processo de armazenagem empresarial. Na realidade, ela é responsável por concentrar o maior volume de recursos empresariais, comprometendo assim, boa parte dos custos operacionais. Por isso é importante estabelecer critérios para ter uma operação de separação e expedição de pedidos mais eficiente. Isso diz respeito não só à adoção de tecnologia, mas ao estabelecimento de práticas tidas como ideais. Confira dicas para fazer isso corretamente.

Separe um momento para acompanhar a separação e expedição de pedidos

É preciso ter atenção a eventuais fontes de improdutividade no seu armazém. Para identificar isso você pode reservar uma semana, por exemplo, apenas para acompanhar o trabalho realizado pelos operadores, bem como o fluxo documental. A ideia é que um profissional responsável consiga visualizar o trabalho na prática para entender se há algum tipo de problema no dia a dia. Isso diz respeito à verificação da quantidade de vezes que o separador vai em busca de um item e não o encontra, ou às interrupções que surgem na execução das tarefas.

Essa observação é importante porque é um primeiro passo para que você tenha como implementar medidas e melhorar o desempenho da equipe.

Pense em formas de aumentar a produtividade

Quanto menores são os deslocamentos, maior tende a ser a sua produtividade na separação e expedição de pedidos. Por isso é preciso pensar em meios para reduzir o tempo de cada viagem, fazendo com que o deslocamento não interfira na qualidade do processo como um todo.

Sendo assim, aposte em soluções como a criação de um estoque de separação avançado, com uma área para a separação de caixas abertas e fechadas. Isso ajuda a dar dinamismo aos procedimentos, além de melhorar a produtividade.

Utilize critérios ABC para endereçamento

Considere a velocidade de giro dos itens com os quais trabalha. Os que têm maior velocidade podem ser alocados em áreas mais próximas do local em que os pedidos devem ser consolidados, com prioridade em relação aos de giro médio que, por sua vez, podem ter prioridade em relação aos giros baixos.

Pensando em formas de dar dinamismo às operações de separação e expedição de pedidos, essa lógica na disponibilidade dos ativos tende a interferir positivamente na produtividade, pois terá como base a frequência de saída dos produtos.

Assista ao vídeo abaixo e saiba como utilizar a curva ABC para a gestão de estoque e comercial!

Diminua os riscos de erros no dia a dia da equipe

Ao estocar mais de um item na separação de pedidos você terá que dar aos separadores um tempo a mais para que façam a devida checagem dos materiais requeridos.

Será necessário abrir as caixas e retirar unidades, o que envolve gasto de tempo e exposição a erros. Por isso pode ser interessante contar com ferramentas visuais para ajudar o separador nas operações. Trabalhe com soluções como ilustrações, por exemplo, que podem servir para orientar o profissional nos endereços de picking.

Crie ações que estimulem o bom trabalho dos profissionais

Outra maneira de investir na qualidade dos procedimentos de separação e expedição de pedidos é pensar em meios de valorizar o colaborador que conseguir resultados para a sua empresa. Nesse sentido, trabalhar com recompensas aparece como algo extremamente valioso. Você pode premiar aqueles que conseguirem executar seu trabalho com maior velocidade e eficiência, por exemplo.

Para tanto, a dica é investir em treinamento e implementar recompensas para a equipe quando ela apresentar os resultados mais próximos da orientação prestada. É interessante que você procure valorizar o coletivo e não apenas o individual.

Enfim, procure tornar o processo de melhora da separação e expedição de pedidos algo constante para a sua empresa. Isso dependerá de um controle mais atento dos processos, além da adoção de recursos que podem simplificar a ação da sua equipe.

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