8 vantagens de usar um sistema TMS

O sistema TMS, sigla para Transportation, Management, System, é uma inovação que merece a atenção de todo gestor de frota. Isso porque sempre que se fala a respeito do impacto da tecnologia na realidade das empresas é preciso considerar o que, de fato, ela pode trazer para setores específicos de um empreendimento.

Soluções óbvias, como sistemas de gestão e softwares de controle de produção, são muito eficientes e permitem que uma organização simplifique processos. Entretanto, existem setores que podem ter uma atuação muito mais estratégica quando são modernizados. Nesse contexto, aparece o sistema TMS.

Essa solução é específica para o transporte de cargas. O TMS permite, entre outros benefícios, aperfeiçoar o trabalho com a documentação nesse setor. Na prática, trata-se de um diferencial e tanto que a empresa pode construir para atuar no mercado.

O registro de documentos e sua importância

A maioria das empresas registra manualmente suas informações sobre o transporte de cargas. Para companhias pequenas, não há problema quanto a isso. Entretanto, médias e grandes organizações precisam ficar atentas ao controle desses processos.

O motivo é que o volume de informações costuma ser grande. Assim, o ideal é que ele não se acumule antes de ser devidamente analisado.

Considerando a questão legal, é fato que a constante atualização das leis gera uma exigência maior. Obrigações podem ser de natureza federal, estadual ou municipal, fazendo com que o responsável pela área fiscal seja capaz de evitar riscos e trazer resultados para o empreendimento.

O primeiro passo para isso é criar a chamada visão integrada do negócio. Com ela é possível simplificar o trato com os documentos e amenizar a incidência de erros.

Nesse sentido, contar com um sistema de gerenciamento de transporte tende a ser a solução ideal para controlar informações e armazená-las de acordo com as exigências. E isso pode ser feito por meio do TMS. Essa solução permite às empresas:

É sobre isso que vamos tratar agora. Saiba exatamente o que é sistema TSM, entenda como ele funciona e quais são os benefícios de trabalhar com essa ferramenta no dia a dia.

Entenda o que é sistema TMS

O TMS é um sistema que serve para simplificar as informações geradas pelas atividades de transporte. Assim, toda a análise necessária para uma gestão qualificada da frota pode ser feita de maneira racional.

O sistema TMS permite padronizar as ações do gestor, dando a ele condições para agir em cada etapa da gestão de transporte. E isso, sempre com uma base maior, em função da quantidade de dados qualificados disponíveis. Assim, a área pode ser integrada e controlada.

Isso acontece por conta da automação. É ela que, além de viabilizar um trato mais preciso com os dados, também gera benefícios para outros setores. Eventos como cadastros de tributos, emissão de relatórios e pedidos e orçamentos, por exemplo, quando automatizados, oferecem otimização de tempo e tornam os processos mais eficientes.

Esse costuma ser um caminho para modernizar a empresa a partir de um setor tão importante quanto o de transportes.

Quais os principais benefícios do sistema TMS como um todo

Em resumo, o TMS oferece 2 benefícios essenciais para a qualidade do processo empresarial de quem trabalha com transportes.

O primeiro deles é justamente a possibilidade de gerenciar as inúmeras operações que uma frota exige, considerando tanto a questão operacional quanto administrativa e também fiscal. O segundo é a contribuição decisiva com a produtividade da empresa.

A partir deles, podemos identificar uma série de diferenciais que certamente melhoram o posicionamento da empresa no mercado. Confira os principais.

Na manutenção da frota

Planejando suas atividades, o gestor consegue simplificar sua tomada de decisão. E com o software, ele consegue visualizar as ações em tempo real e tomar atitudes preventivas.

Considerando demandas como a da manutenção, por exemplo, será possível conferir os relatórios gerados para agir no momento certo, conferindo maior vida útil aos veículos. Assim é possível planejar abordagens preventivas e preditivas, diminuindo a incidência de ações corretivas.

No controle da documentação do caminhão

A emissão de documentos fiscais é algo que merece cada vez mais atenção. É preciso garantir que toda a operação seja registrada e de forma eficiente. O ideal é que a gestão não sofra na hora de lidar com tributos, já que é comum ver companhias tendo que arcar com prejuízos quando não se organizam adequadamente.

Ainda mais em um momento em que documentos eletrônicos como o CT-e e o MDF-e passam a ser exigidos, contar com o TMS para fazer essa emissão é um grande benefício para a organização em termos tributários.

No controle de fretes e despesas

O TMS permite calcular o frete com maior facilidade. Como ele automatiza os cálculos, elementos como distância, pedágio e cubagem podem ser analisados em função de custos fixos e variáveis.

Assim, seguindo as tabelas de frete é possível parametrizar diferentes fatores para chegar a valores precisos sem a necessidade de planilhas ou a ação humana, sempre sujeita a falhas.

Na maior disponibilidade de veículos

A integração de documentos e processos gera dinamismo na cadeia logística. Logo, isso gera benefícios para o transporte como um todo. Ele se torna mais rápido, conferindo à empresa um caráter de profissionalismo e confiança.

É importante contar com meios para verificar o status de cada mercadoria, acompanhar o processo de entregas e monitorar as viagens. Isso evita ou ameniza os atrasos e leva aos clientes maior satisfação.

Na emissão de recibos

O trabalho com documentos pode ser um pesadelo para qualquer organização. A não ser que ela tenha o devido controle sobre suas operações.

Também neste sentido, o TMS é útil. Esse sistema consegue gerenciar maior volume de informações referentes a veículos, custos e, em especial, às documentações fiscais.

Logo, entregas e retiradas podem ser feitas de imediato, gerando confiabilidade e agilidade nos processos do dia a dia.

Nos adiantamentos e devoluções

Em relação ao trato com os condutores, o TMS ajuda no sentido de viabilizar um meio para se chegar a um valor correto de pagamento. Isso considerando questões como estadias, adiantamentos, devoluções, alimentação, entre outros.

Centralizando esse tipo de informação em um único sistema, a incidência de erros na hora de calcular o valor devido se torna menor e isso ajuda a sua empresa a atuar de maneira mais organizada.

A importância da tecnologia para as empresas

Um sistema TMS moderniza o trabalho com transportes. O mesmo faz o ERP quando consideramos um contexto geral. De qualquer forma, ambos os sistemas estão inseridos em uma realidade em que os processos podem ser controlados. É assim que a informação se torna uma ferramenta para a estratégia de empresas líderes de mercado.

Por isso, esse tipo de sistema deve ser entendido como solução para melhorar o desempenho das organizações a partir da sofisticação dos processos.

Em um cenário competitivo, passa a ser questão de tempo até que esse tipo de inovação deixe de ser um diferencial para se tornar investimento obrigatório. Do contrário, as empresas inevitavelmente perderão espaço no mercado.

Em resumo, é isso o que a tecnologia oferece como vantagem nos dias de hoje. Com ela, as empresas têm como encontrar soluções e sofisticar seus processos para se posicionar melhor. E isso vai além de algo genérico, considerando também os mais diversos setores, como é o caso do de transportes.

As principais funcionalidades do sistema para a gestão de frota

Em resumo, o sistema TMS simplifica o fluxo de operações, trazendo agilidade para o processo e otimizando as ações.

Assim, a produtividade tende a melhorar. Problemas como atrasos, extravios de mercadorias, entre outros, geralmente são consequência de falhas causadas por um gerenciamento incorreto do transporte. Logo, com menor incidência de erros, os prejuízos são menores e a produtividade aumenta.

Considerando as ações que envolvem um gerente de frota no dia a dia, podemos destacar necessidades como:

- melhor planejamento orçamentário;
- dimensionamento mais adequado da frota e equipamentos empresariais;
- criação de rotas mais racionais e seguras;
- melhor controle de transbordo;
- cálculo preciso dos custos envolvidos nas operações;
- emissão de notas, faturas e documentos em geral;
- análise rigorosa de performance;
- entre outros.

Por conta de todo esse conjunto de exigências, empresas que contam com esse tipo de ferramenta conseguem simplificar sua organização e fazer da tecnologia um diferencial para o seu empreendimento.

Dentro dessa lógica, confira as principais vantagens do TMS pensando especificamente na sua gestão de frotas.

1. Ele torna a gestão mais racional

Sofisticando os processos, o gestor cria meios para tornar os resultados mais significativos. Assim, com um crescimento planejado e recursos para controlar a informação, fica muito mais fácil tomar decisões adequadamente.

Como o TMS é intuitivo e permite rápida adaptação da companhia, ele reduz a curva de aprendizagem e se ajusta à realidade da empresa rapidamente. Mesmo se for necessário personalizar e integrar a tecnologia a outros softwares.

No fim, o sistema TMS serve para simplificar a ação do gestor e dar a ele recursos para agir racionalmente no dia a dia.

2. Ele oferece melhorias aos processos empresariais

É preciso que as empresas se organizem em função de uma gestão mais estratégica. Assim, todas as ações convergem para a busca de resultados.

Nesse sentido, o TMS é vantajoso porque permite racionalizar ações até então vulneráveis a falhas humanas.

Determinados problemas envolvendo a frota só podem ser identificados quando existe um acompanhamento mais próximo da ação do motorista no dia a dia. Nesse sentido, ter o controle das operações a partir de um painel de controle é um diferencial e tanto. Com ele é possível:

- acompanhar a coleta de dados em tempo real;
- administrar as informações envolvendo custos, documentos e procedimentos dos condutores;
- fazer registros rapidamente e de forma intuitiva.

E isso tudo sem precisar acompanhar os motoristas em cada viagem.

3. O sistema permite ganhos na rentabilidade da empresa

Quando a empresa opera com segurança, isso costuma se converter em melhores resultados financeiros. E essa deve ser uma preocupação maior para companhias que contam com frotas de veículos. Desperdícios e diferentes tipos de erros podem ser evitados quando o controle sobre os processos é maior.

Assim, o sistema TMS é fundamental para esse tipo de empresa. Com ele é possível controlar as ações por meio de relatórios e indicadores de desempenho. Logo, falhas podem ser identificadas no momento em que acontecem, bem como problemas que afetam a produtividade empresarial.

4. TMS permite maior agilidade nos processos

Documentos como o manifesto e o romaneio de carga podem comprometer os processos da empresa se demorarem para ser emitidos. Assim, o interessante é pensar em meios para dar agilidade à sua emissão. E sem deixar de lado a segurança dos processos, já que problemas dessa natureza podem também gerar prejuízos financeiros.

É por isso que o sistema TMS é útil também para melhorar o fluxo dos processos. Ele consegue dar dinamismo a ações como embarque e desembarque, fiscalizações e até evitar problemas futuros com o envio de informações incorretas.

5. Viabiliza a integração entre setores

Imagine sofisticar a gestão de transportes a ponto de ter como integrar o departamento comercial da sua empresa com o financeiro, por exemplo. Isso pode ser um diferencial, não acha?

Pense, também, em fazer uso desse diferencial na elaboração do seu planejamento financeiro, podendo contar com informações extraídas de um controle fiscal mais avançado.

Um sistema TMS permite que você realize o cálculo automático da tabela de fretes em tempo real para amenizar a incidência de erros e, assim, fazer melhores escolhas na busca por soluções mais vantajosas para seus clientes.

Na prática, é um recurso que permite muito mais do que o simples controle das informações. Ele pode ser uma solução estratégica.

6. Oferece maior qualidade no processamento de dados

O processamento de dados na entrada e na saída dos itens movimentados precisa ser de qualidade. Assim a empresa tem como controlar recursos humanos e materiais, informações sobre tráfego, entre outros.

Um sistema eficiente nesse sentido, permite que as entregas sejam realizadas e que imediatamente seus custos e qualidade dos serviços sejam avaliados visando ações futuras.

Dessa forma, cada atividade realizada no presente se torna uma fonte de dados para a evolução da empresa.

7. Ele permite a integração de módulos financeiros

Além de gerenciar todos os documentos financeiros da empresa, o sistema também integra os lançamentos dos módulos do sistema financeiro.

Com o TMS é possível gerar extrato com os lançamentos, a movimentação bancária, transferências, entre outros.

8. O sistema TMS permite gerenciar os recebimentos da empresa

A melhoria dos processos de recebimento da empresa costuma simplificar o dia a dia do setor financeiro. E isso também pode ser proporcionado pelo TMS.

O motivo é que ele é capaz de gerenciar todos os diferentes recebimentos dela em função das ocorrências e integrar esses recebimentos com os principais bancos tanto para emissão de boletos quanto para baixa de documentos.

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Cuidados com o caminhão: 8 erros que devem ser evitados

Conheça 8 cuidados com o caminhão que toda empresa de logística deveria seguir com suas frotas.

Reduzir custos em logística vai muito além da busca por soluções e métodos operacionais na rotina das empresas. Outros fatores essenciais, como os cuidados com o caminhão, por exemplo, muitas vezes, passam despercebidos aos olhos do gestor e podem ter influência direta na saúde financeira do negócio.

Com isso, a chamada gestão de frotas é fator primordial na logística das empresas, não apenas com o intuito de reduzir ou controlar gastos no dia a dia do transporte, mas principalmente por agregar valores indispensáveis para o desempenho, eficiência e produtividade das operações.

Se você quer otimizar a gestão de suas frotas e aumentar os cuidados com o caminhão de forma eficiente e inteligente, preparamos dicas e informações úteis, que devem ser aplicadas no dia a dia de sua empresa. Acompanhe!

Afinal, qual a importância de uma boa gestão de frotas?

Antes mesmo de enumerar algumas dicas práticas de cuidados com o caminhão, é importante entender que a gestão de frotas deve ser parte das estratégias gerenciais de uma empresa, independentemente do tamanho ou volume de carros disponíveis.

Além disso, a gestão de frotas não deve ser resumida unicamente a controles superficiais, por exemplo, de quanto o veículo gastou em combustível e pedágio em uma determinada operação.

Hoje, graças ao advento de tecnologias dedicadas, é possível amplificar esses controles e abordar outros fatores essenciais que são inerentes aos gastos da frota, garantindo, assim, uma gestão muito mais completa e estratégica.

Na prática, uma boa gestão de frotas agrega valores não só em relação a questões administrativas e de controles, mas também pode ter influência direta na saúde financeira da empresa, na produtividade das equipes, na conservação do patrimônio e, inclusive, na experiência positiva do cliente final.

Logo, prezar por cuidados com o caminhão está diretamente atrelado à eficiência logística de sua empresa e, portanto, é estratégia essencial de qualquer gestão.

Quais as vantagens de cuidar bem da frota na prática?

Aproveitando o gancho, é possível listar algumas vantagens práticas dos cuidados com o caminhão da empresa no dia a dia. São elas:

Redução de custos

Sem dúvidas, reduzir custos com transporte é tarefa desafiadora de todas as empresas no Brasil. Afinal, quem opera com logística no país, conhece bem a complexidade das operações, a situação das estradas nacionais, a amplitude do território, entre outras características.

Para se ter uma ideia mais exata, de acordo com um levantamento nacional, o transporte logístico representa quase 13% dos custos totais das empresas no Brasil, o que tem um peso muito significativo, tanto para os gestores, como para o cliente final.

No entanto, apesar de todas as especificidades do cenário nacional, um fator chama a atenção nesses números elevados: a falta de manutenção adequada e a condição das frotas.

Em outras palavras, mesmo que o país apresente suas dificuldades de infraestrutura, há uma lacuna de gastos que poderia ser reduzida por melhorias na gestão de frotas das empresas.

Ou seja, controlar gastos de forma mais eficiente, conseguir planejar melhor as próximas operações, melhorar o aproveitamento da capacidade de carga e colocar em prática bons cuidados com o caminhão no dia a dia, sem dúvidas, também podem reduzir custos nas empresas.

Aumento da vida útil

Além da questão dos custos operacionais, os cuidados com o caminhão também ajudam a reduzir gastos com manutenções e, consequentemente, aumentam a vida útil do veículo durante seu uso.

A substituição de frotas é estratégia recorrente nas organizações e cada gestor busca definir a periodicidade mais adequada para cada caso.

No entanto, ainda que haja políticas bem definidas para a troca do veículo em seu tempo exato, manutenções preventivas e certos cuidados com o caminhão podem elevar ainda mais o desempenho do mesmo durante o seu período ativo.

Maior produtividade operacional

Prezar por bons cuidados com o caminhão também melhora a produtividade das operações, evitando por exemplo, carros parados no pátio por defeitos, sobrecarga nos demais, atrasos de entregas por falta de espaço e ineficiência nos carregamentos.

Experiência do consumidor

Muito além de uma boa roteirização e organização logística, suas entregas dependem da qualidade e segurança ao longo dos trajetos. E com veículos obsoletos e com riscos de problemas constantes, essa tarefa acaba se tornando cada vez mais arriscada, o que pode trazer influências negativas nas suas relações comerciais.

Imagine por exemplo atrasar entregar por falta de manutenção do veículo ou mesmo por ausência de carros disponíveis naquele momento! São problemas recorrentes em muitas empresas e a causa principal - quase sempre - é atrelada a uma má gestão de frotas.

Segurança

Por fim, prezar por bons cuidados com o caminhão da empresa deve ir além das questões operacionais e administrativas do negócio. Afinal, estamos tratando também da integridade de produtos, colaboradores e terceiros durante todo o trajeto das entregas.

Logo, a questão da segurança é fator crucial dentro de uma gestão de frotas eficiente e visa preservar um compromisso com a vida e a qualidade dos serviços prestados por quem faz parte da empresa.

E quais os erros mais comuns nos cuidados com o caminhão?

Vista a série de vantagens destacadas acima, fica claro de como a gestão de frotas é fator essencial na logística de qualquer empresa e, apesar do conceito ser amplamente debatido entre os gestores, nem sempre os cuidados com o caminhão são colocados em prática no dia a dia.

Para exemplificar isso de melhor maneira, nós enumeramos alguns exemplos clássicos de erros comuns na gestão de frotas e que precisam ser evitados. Confira!

1. Não controlar gastos com a frota

Um erro clássico e muitas vezes repetido nas empresas. Ainda que pareça algo óbvio a ser realizado, controlar os custos com a frota nem sempre depende de organização e planejamento dos gestores. Mas também de ferramentas adequadas para tal!

Sendo assim, muitas equipes de logística acabam não controlando ou deixando seus controles a desejar, justamente por não contarem com uma infraestrutura adequada na empresa, que permita realizar essa tarefa de forma eficiente.

Para isso, a implementação de ferramentas tecnológicas voltadas para a gestão de frotas visa não apenas melhorar os cuidados com o caminhão, mas também de garantir controles mais apurados no dia a dia das entregas.

Entre os principais controles necessários de uma boa gestão de frotas, vale destacar:

→ Assista ao vídeo abaixo e saiba como ser um gestor de frotas de sucesso!

2. Não criar uma política de frotas

Outra forma de melhorar os cuidados com o caminhão da empresa é definindo regras e boas práticas de uso do patrimônio. Isso se dá principalmente por meio de uma política interna de frotas, que permite listar as melhores condutas para os profissionais da organização.

Há inúmeros modelos de políticas de frotas que podem ser seguidos, mas cabe ao gestor enumerar as regras e condutas conforme as especificidades de sua empresa.

Para exemplificar melhor, seguem algumas sugestões a serem levadas em consideração:

3. Não realizar manutenções preventivas

Um dos principais pilares de uma boa gestão de frotas é a manutenção preventiva dos veículos, mas que nem sempre é seguida adequadamente na prática.

Para isso, indica-se criar e seguir calendários de revisões e pequenas manutenções, ainda que o veículo seja novo ou não apresente nenhum sintoma de desgaste.

Esperar o problema ocorrer para resolvê-lo muitas vezes pode pesar em custos elevados e até mesmo tirar o veículo de atuação naquele momento, o que pode trazer prejuízos incalculáveis para suas operações.

Leia mais sobre → manutenção preventiva, corretiva e preditiva.

4. Sobrecarregar as entregas

Os veículos têm vida útil como qualquer equipamento e, portanto, sobrecarregar sua capacidade operacional tende a reduzir o seu desempenho ao longo do tempo. Sendo assim, ultrapassar os limites de carga para tentar aproveitar melhor as rotas de entrega está longe de ser uma estratégia eficiente, pelo menos, não a longo prazo.

Na prática, é muito mais eficiente contar com uma boa roteirização, planejamento e organização de suas entregas, do que forçar o mesmo veículo a cumprir o máximo de entregas possíveis acima de sua capacidade operacional.

5. Não ter controle do estoque de peças

Em uma gestão de frotas, os cuidados com o caminhão devem ir além do veículo em si e do motorista. Afinal, uma manutenção envolve outros setores e profissionais, sejam da empresa, sejam terceirizados.

Em outras palavras, sua gestão de frotas precisa levar em consideração também as compras de peças de reposição, seus estoques, mão de obra etc.

E de todos esses fatores, o controle de estoque de peças já adquiridas muitas vezes passa despercebido dos controles da gestão, acarretando compras repetidas, itens parados nas prateleiras e até mesmo perda de produtos.

Para evitar isso, busque realizar:

6. Não controlar o rodízio de pneus

Entre os principais cuidados com o caminhão, a troca de pneus é uma estratégia fundamental e que permite aumentar muito o desempenho e o prazo de substituição definitiva das peças.

No entanto, essa tarefa muitas vezes é realizada sem um devido controle, apenas sendo guiada pela opinião e visão dos mecânicos.

Porém, assim como todos os demais controles, o rodízio de pneus pode ser feito de forma mais estratégica e controlada, desde que haja ferramentas adequadas para isso.

7. Não seguir os manuais das montadoras

Por mais que seus mecânicos sejam profissionais de confiança, os manuais das montadoras sempre serão a principal base de consulta e manutenção dos modelos de sua empresa.

Por isso, não se orientar nesses documentos pode acarretar uma série de erros e colocar em risco o desempenho original de seu veículo.

Entre os itens mais importantes a serem levados em consideração, vale destacar:

8. Não monitorar o consumo

Acompanhar o desempenho e consumo de sua frota é estratégia importante para a gestão e ajuda a diagnosticar possíveis problemas, mesmo que o veículo não apresente nenhum defeito aparente.

O alto consumo de combustível pode estar associado a inúmeros fatores, desde a falta de manutenção, até a condução inadequada do motorista.

Porém, mais uma vez, para se controlar isso de forma eficiente e com base em dados, é fundamental deter de infraestrutura tecnológica na empresa, que permita acompanhar históricos, emitir relatórios e registrar cada desempenho de entrega.

E qual a melhor ferramenta para gerenciamento de frota?

Como destacamos diversas vezes ao longo do material, muito além dos cuidados com o caminhão, o gestor precisa contar com ferramentas propícias que otimizem suas tarefas e controles no dia a dia.

Indiscutivelmente, quando o assunto é gestão de frotas, a solução tecnológica mais usada é o CFT, ou simplesmente Sistema para Gerenciamento da Manutenção de Frotas.

Por meio desse software, sua empresa passa a controlar todos os custos e demandas que cada caminhão necessita, como:

Além de todas essas funcionalidades, o Sistema de Gerenciamento de Manutenção de Frota ainda permite gerar controles personalizados por veículo ou motorista, registra histórico de dados, gera relatórios gerenciais e permite controlar tanto frotas próprias, como agregadas.

Em resumo, essas são algumas dicas fundamentais e a importância de se investir em uma boa gestão de frotas em sua empresa. Para isso, como destacado, muito além de bons cuidados com o caminhão, é fundamental deter de ferramentas adequadas para o gerenciamento de suas tarefas e tomadas de decisões mais assertivas.

E, portanto, se você quer otimizar sua gestão de frotas e melhorar ainda mais o desempenho de seus veículos, converse agora mesmo com um de nossos especialistas e agende uma apresentação de nosso CFT.

7 dicas para evitar a depreciação do caminhão

Sem dúvidas, evitar a depreciação do caminhão está entre os principais desafios de uma gestão logística eficiente. Afinal, melhorar o aproveitamento dos veículos, reduzir custos com manutenções, controlar gastos rotineiros ou até mesmo saber a hora de substituí-los por modelos mais novos requer análises contínuas e estratégias bem elaboradas no dia a dia das operações.

Por outro lado, o advento de ferramentas tecnológicas de gestão de frotas e a aplicação de boas práticas e cuidados podem facilitar esse trabalho. Dessa forma, elas trazem resultados significativos para estender esse "prazo" de depreciação dos veículos da empresa e, consequentemente, torná-los úteis e produtivos por muito mais tempo.

Justamente por isso, nós preparamos um guia completo com dicas e informações de como evitar a depreciação do caminhão eu seu negócio e ajudar a manter suas operações eficientes, sem surpresas ou gastos extras com o transporte.

Acompanhe.

A partir de quando se inicia a depreciação do caminhão?

Exatamente na primeira virada de chave! Os veículos são considerados ativos imobilizados dentro de um negócio e, portanto, sofrem com a depreciação contínua a partir do momento de sua compra e conforme a sua utilização.

Sendo assim, quando o caminhão sai da concessionária para o pátio de sua empresa, automaticamente, ele perde o seu valor de mercado e dá início a esse processo de depreciação.

No entanto, não é necessariamente esse processo de depreciação "natural" imposto pelo mercado, que vai definir a eficiência e a produtividade do veículo no dia a dia. Pelo contrário! Esses fatores estão muito mais ligados aos cuidados, às boas práticas e à gestão de frotas que as empresas implementam em suas operações.

Em outras palavras, nada impede de um caminhão antigo render melhores resultados do que um modelo mais novo, desde que esteja em dia com suas manutenções e cuidados dos usuários.

Além disso, hoje, o as tecnologias aplicadas à gestão de frotas permitem ampliar o controle sobre os custos e gastos das operações, o que facilita na hora de mensurar qual veículo tem pesado mais no orçamento, e quando é a hora de substituí-lo.

A importância de evitar a depreciação do caminhão

Muitas empresas e organizações preferem criar regras e estabelecer prazos para a vida útil do caminhão. Ou seja, a cada 10 anos, por exemplo, os veículos são substituídos por modelos mais novos, independentemente da situação ou nível de conservação.

Porém, essa prática nem sempre é viável ou eficiente para todos os tipos de empresas. Afinal, requer investimentos altos e, em muitos casos, é possível que o negócio esteja se desfazendo de um bem que ainda seria útil por muito mais tempo nas operações.

Sendo assim, se a sua empresa não pretende se descapitalizar e é possível usufruir mais dos veículos comprados, a forma mais eficaz para melhorar o aproveitamento dos mesmos e por meio de uma boa gestão de frotas.

Entre os benefícios dessa estratégia, temos:

Quais os fatores que mais colaboram com a depreciação do caminhão?

Há inúmeros pontos a serem levados em consideração para evitar a depreciação do caminhão nas operações logísticas, e, de fato, alguns passam desapercebidos no dia a dia dos gestores. Dentre eles:

Não seguir as revisões da montadora

Os caminhões novos saem das concessionárias com uma programação de revisões recomendada pela montadora, e que deve ser seguida à risca nos primeiros meses ou anos de uso do bem.

Essas revisões servem, justamente, para manter o desempenho do veículo por mais tempo nas condições de fábrica e, consequentemente, ajudam a reduzir os impactos da depreciação do caminhão.

No entanto, dependendo do volume das demandas e operações, nem sempre as empresas conseguem seguir essas recomendações, e acabam abrindo mão das revisões recomendadas.

Uso de peças paralelas

Uma prática comum no mercado é o uso de peças paralelas às originais na hora da manutenção, especialmente por conta dos preços mais vantajosos e da disponibilidade. Entretanto, isso pode significar riscos futuros e aumentar a necessidade de novos serviços mecânicos, o que, certamente, não compensa a economia.

Por isso, atente-se sempre às recomendações dos manuais do caminhão, evite serviços de baixa qualidade e o uso de peças não originais.

Baixo aproveitamento do veículo

Um veículo com a ignição ligada por muito tempo, mas sem o devido uso operacional, contribui com o processo de depreciação, além de aumentar os custos e gastos com combustíveis.

Além disso, viagens vazias ou o uso excessivo da capacidade do veículo também aceleram a depreciação do caminhão e aumentam as necessidades de abastecimentos, trocas de pneus, revisões das suspensões etc.

Em outras palavras, a má gestão das demandas e entregas de sua empresa também influencia na depreciação do caminhão e, portanto, deve ser planejada e controlada de forma estratégica e com inteligência.

Falta de manutenções preventivas

Outro fator importante, e que nem sempre é levado em consideração nas empresas, são as manutenções preventivas. Para isso, recomenda-se criar programações e cronogramas de revisões frequentes, antes mesmo do diagnóstico de problemas ou falhas no veículo.

Isso inclui, por exemplo, o rodízio de pneus, a verificação dos níveis de óleo, a indicação dos tipos de combustíveis utilizados, a higienização adequada do veículo, a checagem de determinadas peças (discos de freios, embreagem, faróis etc.), entre outros.

Condução inadequada dos motoristas

A falta de capacitação e de políticas internas bem elaboradas pode acarretar descaso e em más práticas de condução por parte dos motoristas. Sem dúvidas, isso influencia diretamente na depreciação do caminhão e pode ter impacto direto na eficiência das operações e no orçamento do negócio.

Para evitar isso, é fundamental que os profissionais sejam devidamente capacitados e passem por treinamentos e orientações frequentes, além, claro, de ser recomendada a criação de normas, regras, avaliações e até penalidades em caso de descumprimentos.

Manutenções demoradas

Outro fator que aumenta muito o processo de depreciação do caminhão são as manutenções demoradas, após o diagnóstico do problema. Em outras palavras, é quando surge um barulho diferente no motor, quando a direção puxa mais para um lado ou quando se nota o desgaste em um dos pneus, mas que aparentemente "dá para segurar mais um pouco".

Esse erro clássico é mais comum do que se imagina dentro das empresas e, obviamente, pode trazer problemas e custos muito maiores no futuro breve, inclusive, podendo comprometer a qualidade e o desempenho de determinada operação.

Além disso, essa postergação do problema contribui para a depreciação do veículo e pode acarretar o acúmulo de serviços.

Assista ao vídeo abaixo e confira o passo a passo para reduzir o custo de manutenção de frota!

E quais são as dicas e conselhos para evitar a depreciação do caminhão?

A partir dos fatores que vimos, já é possível rever algumas práticas e cuidados diários para evitar ou, pelo menos, minimizar os impactos do processo de depreciação do caminhão.

No entanto, muito além das boas práticas, hoje, temos uma grande aliada à gestão de frotas: a tecnologia.

Isso significa que contar com sistemas de gestão específico para frotas é o primeiro passo, não apenas para reduzir a depreciação do caminhão, mas também para controlar custos operacionais e melhorar o desempenho de seu transporte.

Com isso, destacamos as dicas a seguir:

1. Invista em um sistema de gerenciamento de frotas

Tenha controle total, desde os gastos com combustíveis em suas entregas até a troca de pneus de seu caminhão. Esses softwares de gestão de frota permitem ampliar a visão do gestor em relação a todos os custos intrínsecos de uma operação e, consequentemente, facilitam a mensuração do que está "pesando" mais em cada entrega, qual o veículo que gasta mais, qual o mais econômico etc.

Além disso, um sistema de gerenciamento de frota ajuda a empresa a criar programações de manutenção preventiva, a controlar gastos com consertos e compras de peças e permite cadastrar dados e informações da mão de obra contratada.

Quer ter um melhor controle de combustível na sua frota? Clique aqui e confira 8 dicas Infalíveis!

2. Melhore o aproveitamento de suas operações

Muito além dos cuidados básicos com o veículo, o desempenho e eficiência de sua operação são fatores imprescindíveis para evitar a depreciação do caminhão no dia a dia.

Como destacamos, o uso inadequado dos veículos, seja em viagens vazias, seja com excesso de peso, é prejudicial e interfere na vida útil dos bens.

Por isso, uma gestão eficaz das entregas, das roteirizações e dos carregamentos também contribui para a qualidade e aproveitamento do seu transporte.

Sendo assim, reveja seus processos internos, invista em ferramentas adequadas para transporte (com o TMS), obedeça aos limites e capacidades de carga do veículo, busque por estratégias de fretes compartilhados e de retorno, para aumentar o aproveitamento do automóvel, entre outros.

3. Siga as recomendações da montadora

Além do controle das manutenções, é fundamental que sua empresa siga as recomendações e orientações das montadoras. Isso inclui, por exemplo, as revisões em concessionárias autorizadas e dentro da programação recomendada, o uso de peças originais, vistorias e a consulta frequente dos manuais de fábrica.

Além de aumentar o prazo da depreciação do caminhão, essa prática visa manter por mais tempo as condições da montadora, assegura determinadas garantias de fábrica e melhora o desempenho do veículo, evitando manutenções e gastos excessivos.

4. Invista na capacitação profissional de seus motoristas

Investir em treinamentos e consultorias é papel imprescindível em uma gestão logística eficiente, e isso deve incluir seus motoristas, também. Afinal, esses profissionais são os principais responsáveis pela conservação e bom desempenho do veículo no dia a dia.

Sendo assim, indica-se reforçar as boas práticas de condução nas ruas e estradas, criar regras e normas para os abastecimentos, limpezas e manutenções, além de estabelecer políticas claras e transparentes sobre o bom uso do caminhão.

5. Analise dados e informações das operações

Com a ajuda das ferramentas de gestão, é possível mensurar dados e informações úteis sobre cada veículo em operação. Esse processo é fundamental para a gestão de frotas, pois permite analisar o impacto de cada caminhão no dia a dia da empresa e, consequentemente, ajuda nas tomadas de decisão do gestor.

Por isso, crie uma rotina de emissão de relatórios, análises de casos, acompanhamento e comparação das operações, no intuito de definir melhor as programações de manutenções, uso estratégico dos veículos e até mesmo o tempo de troca por modelos mais novos.

6. Monitore gastos e investimentos

Por fim, uma gestão de frotas eficiente precisa estar a par de cada centavo gasto, tanto nas operações, como nas manutenções necessárias.

Mais uma vez, contar com um sistema de gerenciamento de frotas é estratégia fundamental para essas tarefas, mas é preciso, também, criar uma rotina de monitoramento dessas informações.

Afinal, a ideia não é apenas registrar quanto a empresa tem gasto com entregas e manutenções, mas, principalmente, mensurar e tomar decisões mais estratégicas sobre o bom uso dos veículos e evitar uma depreciação rápida demais.

7. Crie uma política de frotas

Além da capacitação de suas equipes, é fundamental haver uma política de frotas adequada e de fácil acesso aos funcionários, em especial, para os mecânicos e motoristas da empresa.

Sendo assim, cite os principais pontos e fatores sobre o bom uso do veículo, as práticas de conservação e manutenção, regras e normas impostas, possíveis penalidades por descaso ou descumprimentos, entre outros.

Permita o acesso constante desse documento nas redes e o instale de forma visível pelos corredores, cartilhas e manuais da empresa.

Em resumo, essas são algumas dicas de como minimizar ou eliminar alguns fatores que contribuem para a depreciação do caminhão em sua empresa. Como vimos, muito além de boas práticas, hoje, é fundamental que o gestor detenha de ferramentas tecnológicas adequadas para essa função e há diversas opções disponíveis de softwares e sistemas no mercado.

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