Controle de estoque: o que você deve saber sobre seu armazém

Saiba como a gestão de estoque pode ser um elemento fundamental para o sucesso do seu empreendimento.

Se a sua empresa não tem uma política de gestão de estoque muito bem delimitada, então, saiba que somente esse fato pode ser o responsável por resultados abaixo do esperado. Isso porque o estoque diz respeito a algo que está acima da organização dos produtos. Ele afeta todo o desempenho de uma companhia, pois interfere no fluxo das entregas.

Sendo assim, nada melhor do que saber o que realmente faz com que a gestão de estoque seja eficiente. Confira as dicas que preparamos e aprenda a fazer desse departamento um diferencial para os seus negócios. Acompanhe!

1. Conheça as informações essenciais para o controle de estoque

De maneira geral, fazer uma boa gestão de estoque não é algo tão difícil se você tiver a disciplina necessária. Isso quer dizer que você precisa definir quais serão os padrões e as regras para fazer os procedimentos. Assim, estabeleça requisitos de armazenamento de acordo com as exigências de cada produto, considerando fatores como temperatura, umidade, entre outros.

Também é útil definir questões como horários para a circulação de mercadorias e os procedimentos que devem ser adotados tanto no recebimento quanto na retirada dos ativos.

Dependendo do porte da sua empresa, será mais ou menos fácil delegar tarefas em relação à gestão de estoque, mas, em todo o caso, o ideal é que você defina quem será o responsável por cada procedimento. Assim, você tem como sofisticar o seu trabalho com a atualização dos inventários, a análise de resultados, o controle de entradas e saídas, a própria organização do espaço físico, entre outros.

Estabeleça etapas e tarefas para facilitar o trabalho dos colaboradores e atribua os responsáveis por elas. Pode ser interessante contar com um fluxograma para descrever o passo a passo para os procedimentos. Isso facilita a ação do profissional e permite que o controle seja mais rígido.

Para definir o volume mínimo e máximo dos produtos no seu estoque, tenha em mente a velocidade do giro de cada um, além de fatores como o preço pago, a eventual economia de escala no caso de ser possível fazer pedidos maiores, o prazo de entrega oferecido pelo fornecedor e o tempo entre o recebimento do produto e a distribuição para o consumidor final.

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2. Faça o controle por lotes

Com a gestão de estoque, a empresa tem como registrar a movimentação de seus ativos, mas para que isso seja feito corretamente, o ideal é agir com critérios.

Entre as diferentes possibilidades existentes está fazer o controle por lotes, gerindo e rastreando as mercadorias, tendo como referência as informações de validade e fabricação presentes nelas.

Uma sugestão é trabalhar com softwares específicos para que você consiga rastrear cada unidade de acordo com seu número de série e, assim, garantir maior rigidez para o processo.

3. Considere a curva ABC

A curva ABC nada mais é do que um princípio de avaliação. Ela serve para a gestão de estoque, pois auxilia na formação da política de vendas, na definição de como pode ser feita a distribuição, entre outros.

Esse é um método muito utilizado nas organizações. Para entender como funciona, pense nas letras A, B e C em função do grau de importância, com a letra A representando os principais itens em estoque, B os itens menos importantes do que A e C os menos importantes do que B. A partir de então, você tem como estabelecer prioridades e qualificar suas ações em relação à gestão de estoque.

4. Garanta a organização da sua empresa

Antes de recorrer a qualquer procedimento, tenha em mente que uma boa gestão de estoque depende da capacidade que a sua empresa tem de se organizar. Isso garante que as informações não sejam perdidas e que, de fato, sirvam para manter os processos de acordo com as expectativas.

A dica, então, é estabelecer processos para eventos, como a compra de produtos, o recebimento e armazenagem de mercadorias, a organização dos produtos no ambiente do estoque, a definição de critérios, como preços, saídas, vendas, como serão feitos os registros das informações, entre outros.

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5. Valorize os princípios básicos de uma boa administração

Uma gestão de estoque eficiente se concentra no monitoramento dos produtos armazenados para que a empresa tenha como agir com rapidez e qualidade nas entregas sempre que houver a demanda. Assim, é preciso pensar nas mercadorias em relação ao giro e definir critérios para lidar com elas.

Uma boa administração do estoque, geralmente, envolve processos como a realização de um inventário, em que são listados todos os produtos em estoque, além da quantidade de cada um deles. Assim, sempre que as movimentações forem acontecendo, os dados podem ser revisados para que o controle seja adequado.

Uma possibilidade é contar com a tecnologia para fazer a automação dos procedimentos, com ferramentas para facilitar a localização das unidades e a atualização do inventário. Outro ponto que deve ser valorizado é o treinamento da equipe, que precisa ser constante para que as atividades relativas à gestão do estoque estejam sempre de acordo com os interesses da organização.

6. Defina como será o seu modelo de reposição

É fundamental que a sua empresa escolha um entre os principais modelos de reposição do estoque conhecidos atualmente: a contínua e a periódica.

No caso da contínua, você opta por um estoque menor de mercadorias, entretanto, precisa refazer suas compras com maior frequência. Isso permite uma diminuição nos custos de armazenagem e, mais importante, serve como um meio para amenizar as perdas. Entretanto, a estratégia diminui o seu potencial de barganha com fornecedores.

Já na reposição periódica, você consegue preços melhores, garantindo a compra em determinada data com os mesmos fornecedores. Essa é uma vantagem para quem trabalha com processos mais previsíveis e conta com bom histórico de organização. Em contrapartida, neste modelo, existe o risco de os produtos serem vendidos antes do tempo e, assim, a empresa ter que repor o estoque antes da hora.

7. Trabalhe com uma ficha de estoque

Você pode contar com uma ficha física ou digital de estoque, tudo depende da sua preferência e do que é mais interessante para a sua empresa. De qualquer forma, o ideal é que ela exista e conte com algumas informações essenciais para catalogar as entradas e saídas das mercadorias presentes no seu estoque.

Assim, você faz os registros de entrada logo no recebimento das unidades, podendo tomar como referência as próprias notas fiscais ou de recebimento dos produtos, e faz os registros de saída a partir dos pedidos feitos pelos clientes.

Para uma gestão de estoque qualificada, trabalhe com essas informações:

  • Código e a descrição da mercadoria
  • Unidade de consumo
  • Estoque mínimo
  • Endereço de localização no almoxarifado
  • Datas de entrada ou saída da mercadoria
  • Quantidade de entrada, saída e saldo da mercadoria
  • Valor do custo de entrada, saída e de estoque atual
  • Valor do custo médio e anual da mercadoria

8. Pense, também, na questão financeira

Sua empresa terá gastos para manter o estoque, mas se houver uma política eficiente de gestão desse departamento, a tendência é que você consiga reduzir os custos e ganhar em eficiência. Como fazer isso? Experimente definir uma margem para perdas e danos. Isso é útil porque, naturalmente, a empresa poderá ter algumas perdas, ocasionadas por eventualidades.

Sendo assim, estabeleça um limite aceitável para perdas e danos e conscientize sua equipe a trabalhar com foco nessa meta. Além disso, vale a pena calcular os custos do armazenamento, ou seja, com o espaço a ser utilizado, com a equipe que será a responsável por exercer as atividades relacionadas ao estoque, com os recursos destinados a esse departamento, e, também, com as eventualidades.

Tudo isso pode ser somado para que você tenha uma dimensão mais clara sobre os custos e aumente a eficiência na sua gestão de estoque.

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9. Tenha critérios para trabalhar com o estoque

No fim, o mais importante é que você organize a reposição de mercadorias da sua empresa de acordo com o que, de fato, trará maior qualidade para os procedimentos que ela realiza.

Assim, você precisa compreender a gestão de estoque como um meio para revelar a disponibilidade de cada item devidamente preparado para a reposição, além do valor que ele apresenta. Essa é uma tarefa que, mesmo sendo de grande importância, ainda pode ser feita com facilidade, desde que haja a devida organização entre os responsáveis.

10. Fique atento à demanda

O giro de cada produto depende, naturalmente, da demanda dele. É em função disso que você tem como saber a quantidade certa a investir na próxima reposição. Sendo assim, é fundamental ter critérios para fazer o acompanhamento da demanda para estar sempre adiantado em relação às eventualidades. Isso permite que a sua empresa se mostre eficiente e segura aos olhos do mercado.

A dica é estruturar o seu controle de movimentações de maneira a ter como prever as demandas. Isso se torna ainda mais relevante quando consideramos questões como a sazonalidade.

Determinadas épocas do ano fazem com que as vendas aumentem ou diminuam. Assim, quando maior for o preparo da sua equipe em relação a isso, mais eficiente será a gestão de estoque e menores tendem a ser as eventuais perdas. No fim, essa é uma forma de favorecer o caixa da sua empresa.

11. Analise as movimentações

Tão importante quanto registrar a entrada e saída de ativos é fazer a análise de toda essa movimentação. Isso depende da natureza de cada loja, portanto, é algo que precisa ser feito de acordo com seus objetivos estratégicos. No caso de uma empresa que conta com unidades física e virtual, é aceitável que alguns produtos tenham melhor desempenho presencialmente, enquanto outros se saiam melhor no online.

A questão é compreender tais variações e mensurar para que a gestão tenha como avaliar o desempenho dos produtos vendidos e, principalmente, estimar os fatores que impulsionam os melhores resultados. Assim, trabalhe com relatórios periódicos sobre o desempenho dos produtos em função de elementos como a sazonalidade, os fornecedores e o comportamento do consumidor.

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12. Crie parcerias

Quando citamos os modelos de reposição, falamos sobre os fornecedores. Tenha em mente que, quanto melhor for o relacionamento da sua empresa com eles, melhor para os seus interesses.

Os fornecedores podem influenciar positivamente os seus resultados, negociando melhores condições de pagamentos, estabelecendo prazos mais interessantes de entrega e até garantindo preços mais baixos para compras maiores.

Além disso, caso a parceria seja de longa data, vocês podem sentar e tentar criar diferenciais para o seu negócio capazes de diferenciar a sua empresa no mercado.

13. Promova produtos em excesso

Sempre existe o risco de a sua empresa ficar com o estoque parado. Isso é natural em momentos em que a demanda por determinada solução diminui repentinamente, ou por conta de situações de mercado. De qualquer forma, é importante que sua gestão fique atenta a isso para evitar prejuízos financeiros. Uma boa gestão de estoque deve ter atenção a questões dessa natureza também.

O melhor a fazer é criar meios para facilitar a saída desses produtos. Considere diminuir os preços, e uma boa ideia é realizar a chamada queima de estoque. Perceba que, fazendo isso, você une o útil ao agradável, ou seja, elimina o excesso no seu estoque e, ao mesmo tempo, estimula a movimentação financeira na sua empresa.

14. Prepare-se para os produtos perecíveis

Evidentemente, você precisará controlar cada produto de acordo com a sua característica. Nesse sentido, é preciso cuidado redobrado com os perecíveis em relação ao estoque. Isso porque esses são produtos que tendem a gerar maior prejuízo para a sua empresa.

Então, o que fazer? O ideal é desenvolver um trabalho mais específico, de preferência, fazendo um controle à parte em relação a esses produtos. Elementos como prazo de validade, dia de entrada e de saída do estoque, entre outros, precisam ser considerados com mais rigor, a ponto de você ter como se antecipar na criação de soluções, como a redução do preço de venda para evitar maiores prejuízos.

A dica, aqui, é estabelecer um controle mais rígido em relação a esses produtos e aceitar com mais naturalidade a redução de preços.

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15. Entenda como sofisticar os processos na gestão de estoque

Quando falamos em controle de estoque, precisamos ter em mente que a organização pode ser feita com práticas seguras e critérios. A partir de então, você pode considerar ações mais precisas para facilitar sua vida e, principalmente, para poupar tempo. É nessa lógica que devemos considerar a tecnologia, com a inclusão de ferramentas que permitem automatizar os processos de gestão de estoque. Entre elas, podemos citar desde as conhecidas planilhas até os mais avançados softwares para gerenciamento das empresas.

Soluções assim são úteis para tornar mais eficaz o controle e gerar segurança. A dica, então, é procurar por ferramentas de uso simplificado e que agilizem a organização que a sua empresa já tem em relação ao estoque. Esse pode ser o diferencial significativo na escolha de alternativas para melhorar o desempenho desse setor e trazer resultados.

Enfim, com essas dicas e uma boa dose de organização, você já tem tudo para começar a colocar o seu estoque em ordem e fazer da sua gestão um diferencial no mercado em que atua. Como você tem feito a gestão de estoque na sua empresa?

OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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