Como reduzir o custo de armazenagem da sua empresa?

Saiba o que é e como reduzir o custo de armazenagem em sua empresa na prática, recorrendo ao que há de mais moderno e inteligente em tecnologia logística hoje.

Quem trabalha com gestão de estoque conhece bem o desafio diário de conseguir reduzir o custo de armazenagem da empresa, independentemente do seu tamanho ou área de atuação. De fato, não há uma receita pronta ou um modelo padrão para isso. Portanto, assim como outros fatores inerentes à logística, cabe a cada gestor definir e colocar em práticas as suas estratégias.

Apesar disso, indiscutivelmente, hoje, há um ponto em comum no mercado, que deve ser levado em consideração por qualquer empresa, e visa a otimização de sua gestão de armazém: o uso de tecnologias próprias para isso.

Sendo assim, além de trazermos dicas e informações úteis sobre como reduzir o custo de armazenagem na sua empresa, a seguir, abordaremos sobre a importância de algumas ferramentas de gestão de estoque, em especial, o sistema WMS, sua função e vantagem prática.

Acompanhe.

Em primeiro lugar, o que se define como custo de armazenagem?

Tão complexa como a logística de entrega, a logística de armazéns, ou intralogística, envolve inúmeros custos e processos dentro do supply chain. Consequentemente, cada etapa dessa cadeia precisa ser gerida com eficiência, e ações e estratégias são necessárias para que não haja impactos ou até mesmo prejuízos nas operações.

Porém, o que define exatamente custo de armazenagem na logística? A composição do custo de um determinado produto em sua empresa se faz com base em diversos fatores, que são variáveis de acordo com o tipo e as necessidades inerentes a ele.

Entre essas possibilidades, destacam-se, por exemplo, a matéria-prima de fabricação, os impostos, a logística de insumos, transporte e, também, os custos para o armazenamento de forma eficiente. Nesta última etapa, mais especificamente, é onde se encontram os custos de armazenagem, e que também fazem parte dessa precificação final do produto.

Logo, conseguir reduzi-los pode ter impacto direto na competitividade de sua empresa, e até mesmo na experiência final do cliente.

Na prática, os custos de armazenagem são todos aqueles necessários a partir do momento em que o produto chega às docas do armazém, até a sua devida expedição para a entrega. Isso engloba, por exemplo, mão de obra, espaços físicos, maquinários, controles específicos, movimentação interna, tempo, segurança etc.

Em outras palavras, a gestão de armazém é ampla e complexa, e cada etapa interna do supply chain demanda seus custos próprios e controles necessários. É papel do gestor monitorar, controlar e, principalmente, otimizar tais processos.

E quais são os principais custos de armazenagem em uma empresa?

Como vimos, cada empresa tem suas especificidades operacionais, o que, consequentemente, torna variável o custo de armazenagem de caso a caso. No entanto, independentemente disso, é imprescindível ter um controle apurado e uma otimização de ponta a ponta dentro do armazém.

Ou seja, do recebimento do produto ao carregamento do mesmo no caminhão, é fundamental que o gestor consiga ter uma visão exata de cada um desses processos, reconhecendo seus gargalos e falhas para solucioná-los.

Para exemplificar melhor quais os custos de armazenagem mais comuns dentro das empresas, preparamos uma lista a seguir.

Movimentação interna

Todo armazém é dinâmico, e as movimentações internas de materiais são rotineiras na logística. Quando um pedido é efetuado pelo cliente, é a gestão de estoque que se encarrega de rastrear aquele item na prateleira, separá-lo corretamente (picking) e carregá-lo para a entrega.

Abordando dessa forma, pode parecer algo simples e fácil de se fazer, e sem grandes custos envolvidos. No entanto, assim como tudo na logística, esse processo engloba tempo, acuracidade e controles apurados. Caso contrário, há riscos de gastos, perdas e erros contínuos.

Por exemplo, se a gestão de estoque não leva em consideração a data de validade daquele item solicitado, outros produtos mais antigos tendem a se perder parados no estoque. Da mesma forma, se ela não se atenta ao número correto do lote do produto, a separação pode demorar mais e gerar retrabalhos desnecessários.

Esses são apenas alguns exemplos de como a gestão de armazenagem é complexa e como cada controle mais apurado se faz necessário. Caso contrário, haverá sempre custos extras envolvidos nas operações.

Perdas de produtos

Outro exemplo prático de custo de armazenagem é o risco de perdas de produtos. E engana-se quem acredita que este problema está associado unicamente ao mau armazenamento dos itens nas prateleiras.

Pelo contrário! Muitas perdas podem estar ligadas à falta de controles e à ineficiência gerencial dos estoques.

Como destacamos, não levar em consideração especificidades dos produtos, como data de validade, nome do fornecedor, número de lote, tipo de SKU, entre outros, já é suficiente para influenciar a qualidade e capacidade da gestão.

Fora isso, a ausência ou ineficácia de inventários também pode acarretar a perda de produtos dentro do estoque e, consequentemente, agregar ainda mais custos às suas operações.

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Custos administrativos

A logística inbound também opera com controles administrativos e que, naturalmente, envolvem custos rotineiros. Por exemplo, empresas que ainda insistem em controles manuais e sem ferramentas adequadas precisam realizar processos impressos, como checklists, conferências de olho, anotações em pranchetas etc.

Tudo isso envolve custos – que hoje não são mais necessários, além de demandar mais tempo e atenção dos operadores. Por sua vez, humanos estão propícios a erros e falhas. Logo, tais processos tendem a ser mais falhos, também.

Hoje, com o advento de tecnologias, como os coletores de dados, por exemplo, todos esses controles passaram a ser automatizados e integrados, bastando apenas o cadastro das informações de cada produto para o sistema conseguir rastreá-los, localizá-los e monitorá-los em tempo real, por meio dos códigos de barras.

Custos de estoque

Estoques parados por muito tempo em seu depósito é sinônimo de custo de armazenagem. Logo, armazéns precisam ser dinâmicos, e os produtos precisam girar com base em um planejamento.

Para isso, mais uma vez, o papel da gestão eficiente se faz mais do que necessário no dia a dia da empresa.

Mas como? Com mais controle, acuracidade, visão ampla, integração do supply chain, tecnologia e estratégias.

Processamento de pedidos

Tempo e acuracidade é uma união extremamente necessária dentro de qualquer operação na intralogística, em especial no que se refere ao processo de picking, ou separação de pedidos.

A partir do momento em que um pedido é realizado no sistema, quanto menos tempo ele for separado e carregado – sem erros e falhas -, menos custos e riscos estarão envolvidos naquela operação.

Logo, em outras palavras, se seu armazém demora para processar essas etapas e, o pior, se há gargalos nelas, certamente há gastos desnecessários que poderiam ser evitados e, consequentemente, isso ajudaria a tornar suas entregas muito mais ágeis, seguras e eficientes.

Estrutura de armazenagem

Por fim, a infraestrutura de seu armazém também pode englobar diversos custos operacionais. No entanto, é importante ressaltar que, em muitos casos, as empresas operam com estruturas inadequadas e impróprias para atender as reais necessidades de suas operações.

Em outras palavras, muitas organizações investem em novos armazéns, ampliam seus estoques, contratam terceiros, mudam layouts, mas nem sempre se atentam à simples estratégias que poderia reduzir o custo de armazenagem, sem necessariamente demandar esses investimentos físicos.

Por exemplo, a otimização da gestão de estoque por meio de ferramentas inteligentes e avançadas já pode ser suficiente para melhorar o fluxo logístico dos produtos. Ou seja, talvez o gargalo não esteja na falta de infraestrutura física em seu armazém, mas, sim, na sua dinâmica operacional.

Sendo assim, investir na ampliação de seu armazém ou na contratação de parceiros estratégicos pode, na verdade, aumentar o custo de armazenagem, enquanto uma automatização tecnológica dos processos seria muito mais eficiente.

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E como reduzir o custo de armazenagem logística na prática?

Reforçamos a ideia de que não há receita pronta e padronizada para reduzir o custo de armazenagem em todas as empresas. Cabe, dessa forma, uma análise mais profunda de cada gestor e, em paralelo a isso, as tomadas de decisão mais assertivas em cada situação específica.

No entanto, alguns fatores são comuns para todos os negócios e, sendo assim, devem servir como base para o planejamento e organização da sua gestão de armazéns. São eles:

Mapeie todo o seu supply chain

Você conhece, perfeitamente, cada etapa de seu supply chain? Sabe quais são os principais gargalos? Qual o peso dos custos em cada caso?

Enfim, na gestão de estoque, a presença do gestor in loco é fundamental para mapear toda as etapas da cadeia de suprimentos – e em muitos casos, isso não é feito devidamente.

Sendo assim, vivencie a rotina de seu armazém no dia a dia, acompanhe os processos de ponta a ponta, do recebimento das cargas, até a sua expedição. Fazendo isso, busque avaliar o desempenho de cada etapa, o tempo e mão de obra demandadas, equipamentos e ferramentas utilizadas, e quais impactos seriam gerados, caso conseguisse automatizar essas tarefas.

Revise todos os seus processos

Aproveitando o ganho do tópico acima, processos são rotineiros e indispensáveis na gestão de estoques de qualquer armazém. Isso quer dizer, por exemplo, que você deve avaliar como seu operador recebe os pedidos, qual caminho e procedimento ele precisa tomar para localizar o item nas prateleiras, como é feita a separação daquele material, quais riscos estão envolvidos, quanto tempo leva, qual o nível de erro englobado etc.

Depois, acompanhe os processos de conferência, de packing, de expedição, entre outros, sempre buscando compará-los com resultados possíveis, caso fossem mais automatizados.

Levante seus custos operacionais

Hoje, você saberia mensurar o custo real de cada etapa em seu supply chain? Sua empresa detém de ferramentas propícias para isso?

Enfim, esse é um processo imprescindível para reduzir custo de armazenagem e, não diferente dos demais, o uso de ferramentas tecnológicas aplicadas à gestão facilita e agiliza esse trabalho.

Na prática, ferramentas operam com bases de dados e informações, o que torna possível emitir relatórios mais apurados e eficientes para a tomada de decisão dos gestores.

Trabalhe com KPIs

Os KPIs, ou Indicadores de Desempenho, são estratégia fundamental para a gestão logística, incluindo, claro, a gestão de estoques.

Eles servem para identificar e acompanhar os gargalos e falhas dentro das operações e, finalmente, ajudam os gestores a tomarem decisões mais assertivas. Para isso, é importante que os processos estejam devidamente mapeados e que o gestor consiga identificar quais etapas tendem a demorar mais, agregar mais custos ou até mesmo trazer prejuízos às operações.

Identificados os problemas, os KPIs servem como forma de melhoria e monitoramento daquela ação, de forma contínua.

Invista em sistemas de gestão de estoque

Por fim, reduzir o custo de armazenagem sem as devidas ferramentas tecnológicas é atribuir tarefas praticamente impossíveis em sua empresa. Em tempos de logística 4.0, não cabe mais às organizações insistirem em processos e controles manuais, pois o próprio mercado demanda mais agilidade.

Hoje, o sistema WMS (Warehouse Management System) é visto como o mais avançado e completo software de gestão de armazéns, e seu uso é uma prática extremamente necessária em qualquer empresa.

Diferente do que muitos gestores imaginam, a implementação do WMS é viável, prática e completamente personalizável às necessidades de cada empresa, independentemente do tamanho ou área de atuação.

É possível, inclusive, realizar implementações modulares do sistema WMS, a fim de solucionar problemas específicos em cada etapa do supply chain.

Além disso, nenhuma outra ferramenta é capaz de otimizar – por completo – toda a cadeia de suprimentos de uma empresa, de ponta a ponta, como o sistema WMS. O software conta com soluções otimizadas do recebimento de mercadorias até a sua expedição, economizando tempo, otimizando mão de obra, melhorando os controles e, por fim, reduzindo o custo de armazenagem geral.

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Em resumo, essas são algumas dicas de como reduzir o custo de armazenagem na prática. Reforçamos que cada gestor precisa entender as especificidades de suas operações e buscar soluções específicas para elas. No entanto, de forma geral, o uso de tecnologias próprias é fator indispensável para uma gestão mais eficiente, econômica e prática.

Gostou das dicas? Quer saber mais sobre os benefícios de um sistema WMS na prática? Então, converse com um de nossos especialistas e agende uma apresentação de nossas soluções logísticas. 

OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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