Inspeções da frota: 7 motivos para fazer

Saiba o que são e como realizar as inspeções da frota em sua empresa, garantindo assim mais desempenho e eficiência em suas operações logísticas.

Realizar inspeções da frota ao longo das operações vai muito além de uma rotina necessária na logística. Tal procedimento também tem um peso estratégico para a gestão das empresas, visando por exemplo, reduzir custos, gerar um senso maior de responsabilidade entre os colaboradores e, principalmente, manter uma manutenção adequada e efetiva dos veículos.

Ou seja, inspecionar a frota não é simplesmente checar se caminhão está apto a realizar tal operação, mas também de manter o patrimônio, garantir a segurança do condutor e da carga, além claro, de proporcionar maior eficiência à operação como um todo.

Mas afinal, como realizar essas inspeções de frota na prática? Quais os benefícios diretos e indiretos que esse procedimento agrega à gestão? Quais ferramentas podem ser usadas para otimizar esse processo, e em que momentos deve-se utilizá-las ao longo das operações logísticas?

Essas e outras questões inerentes ao assunto, você vai esclarecer neste post. Aqui, buscamos destacar desde o conceito de inspeção de frotas, passando pelas suas vantagens práticas na empresa, até, claro, suas formas de implementação no dia a dia.

Acompanhe!

Afinal, o que define a inspeção de frotas na logística?

Podemos considerar que as inspeções da frota são procedimentos de checagem e conferência de inúmeros pontos essenciais para garantir a segurança e eficiência de uma operação logística.

Em outras palavras, esse processo – quase sempre – se baseia em uma listagem padrão confeccionada pelas empresas, que serve de base para saber se o veículo seguirá viagem conforme as necessidades previstas e também se o mesmo retornará cumprindo as etapas estabelecidas.

Logo, as inspeções da frota, em geral, precisam ser realizadas tanto antes, como depois das operações, proporcionando assim um ciclo contínuo de conferências.

Há diferentes formas de realizar uma inspeção de frota nas empresas. Há gestores que ainda insistem em padrões mais manuais e com checklists impressos, assim como há os aderentes à Era 4.0, que já usufruem das funcionalidades tecnológicas, muito mais práticas e seguras, como é o caso do TMS (Transportation Management System).

Muito mais que necessário, a inspeção é obrigatória

Além da questão estratégica das inspeções da frota, o procedimento é considerado também obrigatório no Brasil, por alguns fatores mais específicos. Entre eles, destaca-se a emissão de gases nocivos ao meio ambiente.

Com isso, o IBAMA (Instituto Brasileiro de Meio Ambiente e dos Recursos Naturais) criou a Portaria nº 85 de 17/10/1996, que visa obrigar qualquer empresa detentora de frotas movidas à óleo diesel a desenvolverem seus próprios programas de autofiscalização da correta manutenção da frota.

A mesma portaria define, por exemplo, qual o nível de emissão de gases nocivos aceitável para as frotas à diesel e, paralelo a isso, permite que o órgão detenha o direito de realizar visitas e inspeções às garagens e oficinas das empresas, checando desde a documentação dos caminhões, até a realização de testes práticos. Evidentemente, isso inclui riscos de multas e até determinações legais, que podem impedir a circulação da frota em vias públicas.

Qual a importância das inspeções da frota na logística?

Acabamos de destacar os riscos legais que a ausência de uma manutenção frequente pode acarretar à empresa. No entanto, os pontos abordados acima se limitam basicamente à questão da emissão de gases poluentes no meio ambiente e, na prática, não realizar inspeções da frota engloba muito mais fatores importantes que o destacado.

Para exemplificar melhor isso, preparamos uma lista com alguns benefícios práticos que o procedimento agrega à gestão de frotas em uma empresa. Confira!

1. Atende às questões legais

Apenas para reforçar o que já resumimos, as inspeções de frotas vão muito além de uma necessidade estratégica na logística. Elas também são obrigatórias para atender determinadas questões legais, como a do controle de emissão de gases poluentes.

Porém, essas questões de fiscalização não se limitam apenas a esse fator. Veículos sem condições de circular em vias públicas, com falta de documentação ou que trazem algum tipo de risco a terceiros, também podem responder legalmente e, inclusive, serem interditados de rodar imediatamente.

Pneus carecas, motoristas sem CNH, veículos sem Conhecimento de Carga, faróis queimados, ausência de Notas Fiscais, entre outros, são apenas alguns exemplos do que podem caracterizar responsabilidade da empresa e necessidade de repostas legais junto aos órgãos fiscalizadores.

2. Aumenta a segurança das operações

Qualquer operação logística via modal rodoviário envolve riscos de acidentes, mesmo quando todos os procedimentos de segurança são atendidos. Sendo assim, as inspeções da frota servem para minimizar essas possibilidades e, consequentemente, preservar a integridade do veículo, da carga e, claro, da vida dos condutores.

3. Agrega mais eficiência nas entregas

Imagine atrasar uma entrega inteira, devido ao esquecimento de uma etapa simples no checkout da carga. O checklist nas inspeções da frota servem justamente para garantir mais eficiência e evitar as mínimas falhas antes e depois das operações.

Isso tem um papel estratégico na gestão de frota, já que, como exemplificamos acima, tende a eliminar riscos e atrasos desnecessários por falta de uma documentação, de um procedimento ou mesmo de uma checagem mais específica no caminhão.

Além disso, as inspeções da frota ajudam a evitar erros de carregamento, conferindo os itens carregados contra os assinalados no Conhecimento e na Nota Fiscal de venda.

4. Agiliza processos de fiscalização

Outro ponto importante a ser levado em consideração na gestão de frota, é a possibilidade de fiscalizações ao longo do trajeto das entregas. Logo, para que não haja empecilhos, atrasos e até penalizações, é imprescindível que o veículo esteja de acordo com todas as necessidades legais e de segurança para circular em vias públicas.

Evidentemente, isso inclui também as obrigatoriedades inerentes ao tipo de carga movimentada. Logo, as inspeções da frota têm um papel estratégico antes mesmo da liberação do caminhão no armazém, que vista checar a documentação, as embalagens, os fatores de segurança, entre outros, que podem ser solicitados em uma parada fiscalizadora.

5. Melhoram a gestão de manutenção da frota

Realizar a manutenção preventiva dos veículos é estratégia indispensável em qualquer empresa de logística. No entanto, indiscutivelmente, as inspeções da frota, antes e depois de cada operação, é o fator que mais consegue apontar essa necessidade na prática do dia a dia.

Ou seja, em outras palavras, quando um veículo retorna ao armazém apresentando, por exemplo, um pneu muito desgastado, é o checklist da inspeção que vai direcioná-lo à garagem para a troca imediata.

Sendo assim, as inspeções de frota, literalmente, ajudam a manter a manutenção dos veículos em dia, em um controle frequente e contínuo dos fatores mais importantes para as operações, como a preservação do patrimônio, a segurança dos envolvidos e da carga, e da garantia de mais eficiência às entregas.

→ Clique aqui e saiba como reduzir o custo de manutenção da sua frota!

6. Cria um senso de responsabilidade

Recomenda-se que toda empresa de logística crie uma política de uso da sua frota, definindo assim regras, normas e até penalizações sobre o bom uso e conservação dos seus veículos.

Isso também inclui, por exemplo, treinamentos e formas de conduta entre os motoristas da organização.

Porém, além de todas as vantagens operacionais e estratégicas que as inspeções da frota agregam à gestão, esse procedimento também reforça o senso de responsabilidade entre os colaboradores da empresa, agregando ainda mais valores às regulamentações indicadas em uma política interna.

Na prática, isso também soma para a preservação dos veículos, para minimizar os riscos de acidentes, para garantir consumos mais eficientes em combustíveis e evitar gastos maiores com manutenções corretivas.

7. Aumenta a vida útil dos veículos

Por fim, uma outra vantagem indiscutível das inspeções da frota é a preservação e conservação dos veículos da empresa, o que consequentemente, tem influência direta na vida útil dos mesmos.

Ou seja, quando os caminhões seguem uma rotina de conferências, cuidados e atenções essenciais sobre a segurança, a boa conduta e outras necessidades do dia a dia, as operações tendem não somente a se tornarem mais eficientes, mas também mais sustentáveis e duráveis ao longo do tempo.

Isso garante, por exemplo, menos frequência de consertos e manutenções corretivas, custos extras, atrasos e uso excessivo da capacidade dos veículos.

Assista ao vídeo abaixo e saiba quando trocar o seu caminhão!

E o que deve conter em um checklist de inspeção de frotas?

Não há uma receita pronta ou regras estabelecidas para todas as empresas de logística. No entanto, alguns pontos, de fato, são obrigatórios e outros facultativos, a variarem de acordo com as especificidades de cada operação.

Logo, cabe a cada gestor conhecer suas necessidades e estabelecer um checklist que as atendam, levando em consideração o tipo de carga, a complexidade da operação, os veículos utilizados, as rotas as serem seguidas, entre outros.

Porém, para facilitar, destacamos alguns exemplos de fatores imprescindíveis em um checklist de inspeções da frota. Confira.

  • Identificação da frota;

  • data de realização da inspeção;

  • quilometragem da frota;

  • unidade da empresa;

  • identificação do responsável pela inspeção;

  • nome e dados do motorista responsável pela operação;

  • nível de óleo no motor;

  • nível de água no reservatório do para-brisas;

  • nível de fluido de motor;

  • nível do Arla 32;

  • fluido de radiador;

  • checagem dos faróis;

  • nível do marcador de combustível;

  • funcionamento dos limpadores de para-brisas;

  • sulco dos pneus;

  • presença do estepe;

  • condições gerais da carroceria;

  • extintor de incêndio (data de validade também);

  • cinto de segurança;

  • presença de acessórios de segurança e manutenção (macaco, ferramentas, triângulo etc.);

  • condição de vidros e janelas;

  • checagem de frios.

  • documentação do veículo, motorista e carga.

Quando realizar as inspeções da frota na empresa?

Um erro muito comum entre diversas empresas de logística é o realizar as inspeções da frota apenas nas saídas dos veículos para as operações. No entanto, o mais recomendado é que esse checklist seja aplicado também na chegada ou retorno ao armazém, já que isso aumenta o controle e o senso de responsabilidade daquela equipe presente.

Há uma série de motivos que tornam as inspeções pré e pós viagem um procedimento imprescindível na gestão de frotas. Conferir o atual estado do veículo antes de iniciar a sua circulação, por exemplo, pode evitar multas e até mesmo acidentes com a carga.

Além disso, uma conferência mais próxima e frequente ajuda também a identificar problemas, modificações e até tentativas de fraudes nos veículos

Por fim, as inspeções da frota antes e depois das viagens oferecem aos gestores uma forma de subsídio para monitorar e mensurar o desempenho de cada motorista e veículo ao longo das operações.

Saiba como realizar a avaliação de desempenho dos seus motoristas, clique aqui!

E como implementar inspeções de frotas mais eficientes na empresa?

Como destacamos, há diferentes formas de se inspecionar os veículos ao longo das operações. No entanto, em tempos de logística 4.0, o advento das tecnologias permitiu agregar inúmeras funcionalidades práticas e mais eficientes em diversos procedimentos da gestão, entre eles o de inspeções da frota.

Logo, um sistema TMS, por exemplo, além de permitir um controle amplo e completo de todas as etapas de uma entrega, também otimiza as conferências necessárias durante uma inspeção.

Afinal, o software conta com a funcionalidade de emissão e preenchimento de checklists automatizados, o que garante muito mais praticidade, agilidade e eficiência nesse procedimento, além claro, de reduzir custos com impressões, espaços físicos para arquivo dos documentos e possíveis erros de preenchimento.

Ou seja, com um sistema TMS, as inspeções da frota em sua empresa podem passar a ser automatizadas, sendo preenchidas, conferidas e armazenadas de forma digital, muito mais inteligente, prática e segura. Sem contar, é claro, nas inúmeras outras funcionalidades que o software agrega às operações.

Sem dúvidas, uma evolução indispensável para qualquer gestão de frotas realmente eficiente hoje em dia.

Em resumo, essas são as dicas e informações sobre a importância das inspeções da frota em uma empresa de logística. Como vimos, muito além de uma necessidade rotineira e, em certo ponto, obrigatória perante a fiscalização, esse procedimento tem peso estratégico também na sua gestão, melhorando o desempenho de suas entregas, reduzindo custos operacionais, agregando valores às operações e aumentando a vida útil de seus veículos.

Gostou das dicas? Quer saber mais sobre estratégias de como melhorar o desempenho do seu centro de distribuição? Então, aproveite para avaliar sua logística gratuitamente!

Deixe seu Comentário

Informações

Se você deseja conhecer mais sobre nossos produtos, ou simplesmente fazer uma visita ao nosso escritório, fale conosco através do formulário de contato.