Inventário de estoque: o que é e como fazer?

Saiba como trabalhar com o inventário de estoque na sua empresa.

Tudo o que envolve a rotina empresarial precisa ser devidamente organizado por sua gestão. É nesse sentido que precisamos considerar o inventário de estoque, elemento fundamental no controle de estoque e na criação de diferenciais estratégicos para a companhia.

Quer saber mais sobre esse tema e como você pode fazer do bom trabalho com o inventário de estoque um diferencial para os objetivos do seu negócio?  Acompanhe.

O que é o inventário

De maneira mais técnica, podemos definir um inventário como uma descrição mais rigorosa que é feita a respeito dos bens que uma pessoa ou uma empresa possui. É a simples listagem de bens criada com fins contabilísticos.

Na prática, um inventário serve para, entre outros objetivos, facilitar a identificação e reposição dos produtos e auxiliar a empresa a fazer o seu balanço real, sendo até obrigatório em alguns países, tamanha a sua importância em termos legais.

A realidade é que, sempre que um inventário é feito da maneira correta, ele torna possível mensurar melhor os resultados de determinado departamento em um período, o que permite à gestão atuar na busca constante por resultados mais interessantes.

Entender esse conceito é importante para que você saiba que um inventário representa uma parte do seu negócio que pode ser aperfeiçoada. É sobre isso que começaremos a tratar na sequência.

A importância do inventário de estoque

Um inventário de estoque é, basicamente, uma lista em que são anotados todos os bens que a empresa tem à disposição no estoque, seja ele interno ou externo.

A ideia é justamente dar à empresa um documento para que os responsáveis tenham conhecimento dos produtos que possuem no estoque e o volume ali presente. Essa informação gera maior controle sobre os procedimentos do negócio, amenizando riscos. Além disso é ela que vai permitir que os operadores tenham uma atuação decisiva na criação de soluções para o futuro do empreendimento.

É importante controlar adequadamente o estoque para saber como e quando repor materiais, para conhecer o fluxo de saídas e, fundamentalmente, para ter como tomar decisões estratégicas visando o crescimento da companhia.

Com o inventário de estoque, é possível evitar que o capital empresarial fique estagnado, algo muito comum quando o empreendedor compra mais do que o necessário e escolhe produtos com pouca saída. Além disso, com o inventário, é possível atuar com maior eficiência no combate a furtos, desvios e danos provocados pela conservação incorreta dos produtos, uma vez que permite a identificação rápida de perdas.

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Formas de se fazer o inventário de estoque

Trabalhar com o inventário de estoque é muito mais do que medir as entradas e saídas dos produtos. É preciso estabelecer critérios e, para tanto, o gestor pode contar com métodos diferentes. Da avaliação de cada um deles é que se pode compreender qual o que melhor se encaixa na realidade da sua empresa para, então, escolher.

Saiba quais são os principais tipos de inventário de estoque:

• Rotativo: o estoque é submetido a uma contagem de itens periódica para que os dados sejam renovados seguindo um padrão previamente determinado de 1 dia, 1 semana ou 1 mês, por exemplo, dependendo do porte da empresa e do giro de mercadorias;

• Cíclico: também segue o modelo periódico, mas com o foco mais na proteção dos dados da empresa do que nos níveis de estoque propriamente ditos. Nesse modelo, há um ajuste entre o volume dos produtos no estoque e as informações que aparecem nos lançamentos contábeis;

• Periódico: a contagem dos itens não é rotineira, mas, sim, realizada ao término de determinado ciclo. A ideia é fazer a atualização dos dados do sistema, corrigir falhas humanas e criar demonstrativos financeiros mais precisos;

• Parcial ou dinâmico: quando a empresa pretende fazer o controle sobre um tipo específico de material. Assim, a ideia é criar um inventário parcial visando somente essa finalidade;

• Anual: é realizado quando termina o ano fiscal, correspondente ao período entre janeiro e dezembro. É um documento útil para o balanço anual daquilo que consta no estoque, visando decisões no ciclo seguinte;

• Geral: compreende a contagem e a identificação dos bens que a empresa possui, como mercadorias, maquinário, insumos, entre outros. É o documento que serve para que a contabilidade tenha como avaliar o patrimônio da empresa exatamente como ele se encontra no momento da análise.

Como fazer o inventário de estoque

O primeiro passo é definir o melhor momento para fazer esse tipo de procedimento. Pode parecer algo sem importância, mas é fundamental que você deixe esse trabalho para um dia em que não exista grande fluxo de mercadoria na sua empresa. Essa é uma informação básica para que você evite trabalhar com dados equivocados logo no início da contagem.

Por isso mesmo é interessante que você faça o seu inventário de estoque antes ou depois do expediente, de maneira que cada informação registrada não corra o risco de se tornar incorreta por uma simples venda. Caso não seja possível, procure fazer o inventário levando em consideração uma quantidade inferior de produtos ao longo do expediente e de maneira segmentada, visando apenas complementar o inventário geral.

O segundo passo na concepção do inventário de estoque é a categorização das mercadorias. A ideia é que você encontre com facilidade as informações a respeito dos produtos, além de ter como fazer a contagem e conhecer os valores de cada solução.

Você pode organizar os produtos em função de características importantes que eles apresentam ou de acordo com as finalidades que eles têm para a sua empresa. Isso facilita o controle e permite que você tenha mais cuidado com aquilo que exige maior atenção. Procure, também, trabalhar com categorias grandes e subcategorias, pois isso permite uma organização mais facilitada.

Feito isso, o próximo passo diz respeito aos espaços físicos. Essa etapa é importante, pois a forma como você mantém seus recursos protegidos faz toda a diferença no controle deles. Analise, planeje e organize a ocupação desses espaços para evitar erros.

É preciso, então, listar os itens, organizá-los e mapeá-los para ter uma gestão mais eficiente do estoque. Pense nos lugares onde os itens podem ficar armazenados considerando os grupos previamente definidos. Identifique os espaços de modo a ter como localizar os elementos com maior facilidade posteriormente. O ideal é que as prateleiras sejam numeradas e o espaço seja dividido de acordo com as diferentes finalidades do estoque. Isso tudo ajuda a fazer melhor uso do espaço, a ponto de reduzir os custos operacionais da sua empresa.

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O inventário WMS

É preciso pensar em formas de criar o inventário de estoque do jeito certo, evitando possíveis erros e garantindo que esse processo não interfira na produtividade da empresa. Perceba que esse é um ponto mais profundo na nossa análise: a forma de fazer o inventário. O chamado inventário geral, ou físico, exige, por exemplo, que a companhia feche as portas para que seja feito. Quando isso acontece, as entregas são “congeladas”, os gastos com a equipe são aumentados com horas extras e adicionais noturnos, além de gerar outros problemas.

Tendo que fazer o inventário geral periodicamente, essa dificuldade também se torna rotineira, forçando a gestão a criar meios para lidar com a situação.

Como alternativa, existe o chamado inventário de estoque cíclico, modelo que funciona com os registros sendo feitos sem que haja interferência no funcionamento da organização. O segredo está na forma como os produtos são contados, ou seja, em função de critérios previamente determinados. Pode ser feita a classificação ABC, que leva em consideração os valores consumidos, a classificação XYZ, que considera o grau de criticidade do item e a classificação 123, que considera a dificuldade aquisição de cada item.

Esse método, certamente, é mais eficiente, pois permite que a empresa não pare seus processos para fazer a análise. Os chamados sistemas WMS são os responsáveis por esse inventário cíclico. Eles permitem o apoio tecnológico que a companhia precisa para que esse tipo de solução seja executado de maneira a gerar dinamismo nas tarefas e prevenir perdas, sejam elas de tempo ou de produtos.

Basicamente, o WMS é um sistema que funciona como gerenciamento de armazém. Em inglês, WMS é a sigla para Warehouse Management System, e se refere a um software desenvolvido para recolher informações relevantes tanto para o armazenamento quanto para a logística.

A ideia é que ele sirva para fazer a gestão do estoque, podendo se responsabilizar por todas as fases, envolvendo desde o recebimento dos itens até o envio deles para as entregas. Na prática, essa é uma ferramenta altamente sofisticada para auxiliar a gestão no controle de processos logísticos, o que tende a otimizar a gestão de estoque.

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O papel dos operadores do armazém

Sua equipe precisa estar devidamente informada a respeito da importância de fazer do controle de estoque um diferencial para o seu empreendimento. Isso porque o comprometimento dela será fundamental para a adoção das medidas citadas. Sendo assim, compartilhe o cronograma de execução criado e trabalhe com equipes, nomeando líderes que serão os responsáveis pelos procedimentos.

É interessante fazer a divisão por etapas do processo. Assim, você pode dar início à contagem dos produtos e mercadorias e estabelecer como serão feitas as recontagens para garantir que as informações sejam contabilizadas com maior precisão.

Caso você conte com um número maior de colaboradores, é possível criar equipes diferentes para refazer as tarefas. Acompanhando o trabalho dessas equipes, você tem como intervir rapidamente assim que perceber algo fora do esperado. Além disso, sempre que terminar o inventário, estabeleça critérios para fazer uma auditoria e, dessa forma, aumentar a confiabilidade na análise.

A ideia é adotar os procedimentos adequados e delegar funções para fazer a listagem com eficiência e, assim, controlar melhor os recursos da empresa. Entretanto, é preciso que esse trabalho esteja sempre sendo refeito, de modo que o inventário esteja sempre em dia.

É fundamental lançar os itens que entram e dar baixa naqueles que saem no dia a dia, o que pode ser feito com maior precisão quando a sua empresa conta com um software específico para esse tipo de atividade. Assim, você tem como sofisticar o seu trabalho e o de seus colaboradores, podendo contar com um recurso que automatiza o registro dos dados gerados pela sua mercadoria no estoque e otimiza as ações de quem tem que tomar decisões na sua empresa.

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A auditoria

É essencial que você trabalhe com uma auditoria regular, isso oferece maior segurança aos processos. Para tanto, existem alguns métodos indicados.

O primeiro deles é o chamado inventário de estoque físico, no qual a ideia é simplesmente contar os produtos no estoque. Esse processo geralmente é feito no final de cada ano para que a data se relacione com o fechamento contábil. Uma auditoria regular é indicada, porém, se você deixar esse processo apenas para o fim do ano, pode encontrar discrepâncias maiores e tornar mais difícil o trabalho.

Outro método interessante é o de verificação de pontos, que consiste na verificação ao longo do ano. Nesse procedimento, você escolhe um produto, conta e compara com o número esperado. É um recurso que funciona muito bem como complemento ao inventário físico, tendo especial importância diante de produtos com problemas recorrentes. Já a contagem cíclica ocorre quando a empresa usa a de ciclo para fazer a auditoria do inventário. Assim, diariamente, semanalmente ou mensalmente, há a análise de um produto diferente dentro de uma programação rotativa, estabelecida de acordo com as necessidades da organização.

Faça do seu inventário um diferencial para a empresa
Em resumo, o bom trabalho com o inventário de estoque nada mais é do que uma maneira de sofisticar o trato com a informação dentro do seu empreendimento. Essa costuma ser uma ferramenta essencial para quem consegue extrair os melhores resultados dentro do seu negócio.

Aposte na racionalidade e procure estabelecer critérios. Esse é, sem dúvida, um diferencial que fará com que a sua organização prospere em médio e longo prazos.