Como reduzir as perdas de estoque?

Saiba como lidar com perdas de estoque e montar uma base para o crescimento do seu negócio.

Quer saber como as perdas de estoque podem atrapalhar a evolução do seu negócio? Então, imagine a seguinte situação: você organiza os processos dentro da sua empresa, treina seus colaboradores e costuma mapear detalhadamente cada exigência para conseguir os melhores resultados.

Isso parece racional para uma gestão que trabalha de maneira estratégica, concorda? Agora, pense que ainda assim, sempre que você realiza uma avaliação mais minuciosa no inventário, aparecem falhas no processo de reposição dos produtos.

Problemático, não acha? A realidade é que, embora sejam preocupantes, perdas de estoque aparecem com maior naturalidade na origem de problemas organizacionais do que se imagina. E quando elas acontecem, mesmo os processos mais detalhados podem ser comprometidos, já que a base de todo o sistema acaba sendo afetada.

É por isso que vale a pena saber mais sobre o assunto e, principalmente, considerar as melhores estratégias não só para trabalhar com o estoque, como também para eliminar de vez os problemas mais comuns que o envolvem.

O que são as perdas de estoque

Qualquer diferença entre o que consta no sistema gerencial da empresa e a quantidade real de unidades presentes no estoque dela é considerada uma perda de estoque.

Assim, ela é uma incompatibilidade de informações que, geralmente, aparece quando uma equipe responsável avalia os resultados presentes no inventário de mercadorias do estoque e os confrontam com seus relatórios gerenciais.

Quando esse problema aparece em pequenas empresas, pode comprometer todo o trabalho, uma vez que esse tipo de prejuízo pode fazer com que elas não atendam corretamente sua clientela.

Já para companhias maiores, o problema tende a se tornar ainda pior, pois essa pode ser a fonte de um desperdício considerável, capaz de levar a organização a apresentar resultados sempre abaixo de sua capacidade produtiva.

De qualquer maneira, as perdas de estoque precisam ser entendidas de forma que o melhor controle dos procedimentos envolvendo o estoque seja um diferencial estratégico para as empresas de diferentes portes.

Um bom controle de estoque pode mudar a realidade de qualquer organização, pois assim ela tem como eliminar desperdícios e se colocar no mercado como uma solução confiável para seu público-alvo.

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Origens para perdas de estoque

A melhor maneira de lidar com qualquer tipo de problema é compreendendo a origem dele. Em relação às perdas de estoque, isso pode dar os recursos indicados para que a gestão tenha como amenizar ou eliminar por completo a fonte de perdas.

O fato é que os problemas com o estoque podem ser de diferentes tipos, o que exige que o gestor responsável tenha atenção ao que os motiva e às soluções disponíveis. Assim, entre os principais fatores para perdas de estoque, temos:

1. Furtos

Quando existem falhas na segurança da sua empresa, os furtos costumam aparecer. Este é um motivo para perdas de estoque, e um problema que pode ser interno ou externo. Furtos são mais comuns quando a empresa não investe em soluções de segurança e permite a entrada e saída de mercadorias sem maior controle.

Assim, uma medida a ser adotada é sofisticar o controle de acesso ao estoque, pensando não somente em prevenir a entrada de indivíduos não autorizados, como, também, exercer o controle do que pode ser retirado e como deverá ser retirado pelos funcionários da empresa.

Soluções como monitoramento por vídeo, uso de catracas e ferramentas de registro são úteis para evitar perdas de estoque ocasionadas por furtos.

Também é recomendável atuar no controle específico do estoque, por meio de processos como de recontagem dos produtos no inventário empresarial e orientação da equipe.

2. Avarias

Não são apenas as ações intencionais que causam perdas de estoque nas empresas. É preciso considerar, também, problemas que surgem em decorrência de situações que fogem ao controle. Um exemplo comum diz respeito a processos de transporte e armazenagem dos produtos. Quando não há maior rigidez em relação a eles, os itens podem ser danificados parcial ou integralmente, ainda que o colaborador não tenha a intenção de causar danos à empresa.

Assim, o problema pode surgir já no deslocamento do produto ou, então, dentro do espaço do estoque, quando a estrutura não é adequada para seu armazenamento. Pense em situações como a exposição indevida à luz do sol e como isso pode afetar um ativo, danificando sua estrutura. O mesmo pode acontecer quando a empresa não conta com soluções simplificadoras, como carrinhos de carga, prateleiras específicas, entre outros, que podem facilitar a localização e o manuseio dos produtos em estoque.

O ideal é trabalhar com uma política voltada para melhores práticas de manuseio de mercadorias em estoque e disponibilização das soluções no espaço, procurando comunicar a equipe a respeito das ações a serem tomadas em relação a esse setor da sua empresa.

É importante que sempre seja feita uma conferência detalhada dos produtos que você recebe dos fornecedores – assim, você tem como avaliar possíveis avarias antes de inseri-los no estoque. Equipamentos que reduzam o esforço físico também são recomendados: esse tipo de investimento pode ser útil para aperfeiçoar o trabalho dos colaboradores com os itens, evitando desperdícios.

3. Falhas gerenciais

Registros feitos de maneira equivocada e vendas realizadas sem que seu lançamento seja feito de imediato nos controles da empresa são alguns exemplos de erros gerenciais que também comprometem o controle de estoque empresarial. Esse tipo de problema, na realidade, está mais associado à inexistência de processos bem estabelecidos dentro da companhia, geralmente quando ela não conta com um sistema específico para isso.

Assim, a consequência é que ela trabalhe sempre com estoques contábeis, com informações imprecisas que tendem a causar prejuízos no futuro.

A melhor maneira de lidar com isso e evitar perdas de estoque é investir em tecnologia, recorrendo a sistemas de gestão. Esse tipo de solução permite a integração do controle de estoque com as vendas que vão sendo realizadas em tempo real e de forma automatizada, preservando o tempo dos colaboradores e simplificando suas ações. Isso torna a gestão de estoque mais confiável e oferece condições para análise criteriosa das informações à disposição, propiciando uma tomada de decisão mais eficiente.

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4. Falhas operacionais

A maneira como você e sua equipe procedem no dia a dia, certamente, afeta o estoque. Quando não há uma política bem delimitada de reposição dos suprimentos, isso pode gerar falhas operacionais, como a venda de mercadorias recém compradas antes mesmo de passarem pelo estoque. Esse tipo de situação, aparentemente inofensiva, pode causar problemas futuros, como, por exemplo, a perda de itens em estoque com a validade expirada.

Assim, é preciso pensar em meios para evitar esse tipo de falha. Regras de estocagem são fundamentais, e elas precisam ser respeitadas considerando fatores como as datas de recebimento dos produtos e o controle dos lotes. Para tanto, um sistema de controle de estoque também aparece como solução, uma vez que protege a sua empresa de falhas operacionais.

A ideia é que você conte com relatórios gerenciais para acompanhar a movimentação dos itens. Dessa forma, é possível trabalhar com ações específicas, evitando que produtos próximos à data de vencimento representem perdas de estoque para a sua empresa.

Como transformar a rotina da empresa e evitar perdas de estoque

É fundamental que você entenda que a prevenção é a melhor forma de lidar com qualquer tipo de perda. É importante que uma organização esteja devidamente estruturada para extrair o máximo dos recursos que tem à disposição.

Pensando assim, é possível, inclusive, criar um setor específico na empresa para lidar com esse tipo de situação. É o que chamamos de setor de prevenção de perdas, uma área responsável pela avaliação dos processos empresariais em busca de falhas operacionais. A ideia é que esse setor atue com autonomia para avaliar as operações. Suas tarefas são verificar constantemente os processos e implantar uma cultura preventiva contra perdas, algo que envolve questões como o treinamento da equipe e a criação de ações que controlem os resultados das diferentes atividades operacionais.

Independentemente de ter ou não um setor específico para esse trabalho, algumas medidas que sua empresa pode tomar para evitar perdas de estoque são as seguintes:

1. Trabalhar com um sistema de gestão integrado

Não é por acaso que reforçamos essa indicação. Para a realidade atual, é praticamente impossível pensar em uma gestão qualificada de processos sem considerar um sistema ERP integrado. Isso porque esse tipo de recurso permite a simplificação na coleta de dados dos diferentes departamentos empresariais e sua integração dentro de uma plataforma segura, e que oferece um trabalho informacional mais sofisticado por meio de relatórios.

Outra vantagem desse tipo de sistema está no próprio controle de estoque. ERPs geram dados para eventos, como compra, venda e qualquer tipo de movimentação dos produtos que fazem parte da realidade da empresa. Em resumo, não há nada mais moderno do que isso para fazer o seu negócio prosperar.

2. Acompanhar o volume de vendas

Se você procura uma solução rápida que não exige grandes investimentos para reduzir as perdas de estoque, então, crie uma rotina para acompanhar a movimentação dos produtos com maior precisão. Boa parte dos problemas de desperdício tem a ver com a falta de demanda por alguns deles. Assim, eles ficam parados por mais tempo do que deveriam, sua validade expira e você os perde. Em muitos casos, mesmo ações promocionais não funcionam quando o limite da validade está muito próximo.

É por isso que o setor de compras precisa atuar no combate a esse tipo de perda, algo que pode ser feito de maneira muito simples: basta fazer a reposição de mercadorias de acordo com a demanda de cada produto. A questão é acompanhar com critérios a movimentação dentro do estoque para ter uma boa referência na hora de fazer as compras.

3. Sofisticar o seu controle de estoque

Delimite como será feito o seu controle de estoque. Isso diz respeito ao entendimento de questões, como o procedimento diante da validade dos produtos, as formas como serão feitos os transportes, e até a maneira como os itens devem ser organizados em prateleiras.

O mais importante é que existam profissionais responsáveis por acompanhar de perto o estoque, de maneira que qualquer situação que dê origem a desperdícios possa ser devidamente compreendida para que a atuação seja pontual.

Uma dica é se preparar desde o momento em que recebe as mercadorias, garantindo que a equipe faça o registro de dados a respeito de validade, transporte, exposição, entre outros. Trabalhe com o confronto do pedido de compra, conferindo se as informações presentes nas notas fiscais são compatíveis com o que a empresa está recebendo.

Leia também Gestão de estoque: o que é e como fazer?

4. Fazer a estruturação de processos

Dê atenção aos itens que estão mais próximos do vencimento, os deixando à frente na sua estratégia de vendas. Seus processos devem ser estruturados de acordo com um sistema racional de controle e de gestão. Por isso, estabeleça normas e regras para que tudo o que diz respeito ao estoque da sua empresa seja feito de maneira padronizada, considerando a logística da empresa. Isso ajuda a evitar perdas e dá maior dinamismo à sua rotina e de seus colaboradores.

Uma prática recomendada é do trabalho com rondas e auditorias, que são processos úteis na reavaliação dos procedimentos da sua equipe e que permitem à sua organização atuar na promoção de novas soluções, visando o combate às perdas de estoque.

5. Estabelecer parâmetros

Todo tipo de abordagem depende de critérios de acompanhamento para que seja mais eficaz. Deve ser assim, também, com a prevenção e combate a perdas de estoque. Uma ideia é trabalhar com indicadores de resultados: eles oferecem dados que permitem verificar se elas existem e as causas.

Indicadores são muito úteis no planejamento de ações, dando à gestão condições para escolher os melhores caminhos, investindo do jeito certo.

Além disso, conte com um inventário de estoque. Esta é uma maneira de extrair dados e fazer o devido alinhamento entre as informações presentes no sistema de gestão e o que aparece no seu estoque físico. O objetivo é que o inventário seja uma ferramenta para que você conte as mercadorias corretamente, considerando sua demanda real, e, assim, tenha como investir de maneira mais precisa, evitando desperdícios sempre que for necessário fazer a reposição.

6. Adotar indicadores de desempenho

Se você vai trabalhar com critérios, então, nada melhor do que conhecer e considerar os melhores indicadores de desempenho disponíveis.

Considerando a busca por meios de eliminar as perdas de estoque, entre os principais indicadores podemos citar:

  • Análise do giro de materiais: permite saber o tempo médio que cada unidade deve permanecer no estoque. Na prática, sabendo, por exemplo, que um produto costuma ter saída rápida, durando até duas semanas na sua prateleira, você pode trabalhar com a estimativa de giro de 2 vezes ao mês.
  • Curva ABC: serve para que a gestão compreenda o impacto de cada produto dentro do seu sistema. Para entender, pense que é possível atribuir categorias a cada um deles, como, por exemplo, considerar os produtos que vendem mais e geram mais lucro como sendo os mais importantes para o seu negócio. Assim, você pode dividir os produtos como de tipo A, B, C e D, por exemplo.
  • Indicador de custos: para que você saiba identificar com maior precisão os custos que incidem na sua operação, considerando produtos, equipamentos, aluguéis e, claro, os desperdícios.
  • Identificação de avarias e extravios: Com um controle mais específico a respeito dos processos, você pode identificar problemas e comparar o volume de um período para outro. Assim, se em um mês você teve uma quantidade X de danos causados nos produtos e no mês seguinte esse índice aumentou, então, sabe que precisa interferir. Caso o número de extravios aumente, você pode adotar medidas em relação à perecibilidade, melhor acondicionamento dos produtos e prazos de validade.

7. Investir em treinamento específico

Quando o profissional não está devidamente preparado para lidar com o estoque, acaba sendo mais comum o surgimento de problemas que vão gerar prejuízo para a empresa. Como vimos, é fato que ações pontuais, como o acondicionamento inadequado das mercadorias e o manuseio feito de maneira incorreta dos produtos, podem gerar pequenos desperdícios no dia a dia de qualquer empresa. Entretanto, quando isso ocorre de maneira frequente dentro de uma companhia de maior porte, essas pequenas falhas tendem a dar origem a processos problemáticos.

A melhor maneira de lidar com isso é investir no treinamento de funcionários. Dessa forma, você consegue alinhar a sua equipe à realidade do seu negócio e, portanto, extrair o máximo desempenho na organização dos produtos. Vale lembrar que os itens também têm suas particularidades, o que significa que, quando mais você preparar os profissionais para considerar esses pontos, maiores as chances de evitar problemas com o armazenamento e manuseio de artigos frágeis, perecíveis e que requerem maiores cuidados, garantindo sua integridade.

Programas de capacitação e qualificação são altamente recomendados para você sofisticar essa etapa do seu negócio e, dessa forma, ter sucesso nos procedimentos.

Enfim, sabendo como reduzir as perdas de estoque, você tem como aperfeiçoar esse departamento na sua empresa e construir as bases para que ela tenha resultados melhores. Essa é uma medida que, além de simplificar o trabalho da equipe, também funciona como medida estratégica, visando ganho de mercado.

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