Entre os inúmeros KPIs que podem ser trabalhados na sua gestão logística, o OTIF (On Time In Full) é sem dúvidas um dos mais funcionais e importantes de todos eles.
Afinal, seu objetivo principal é mensurar dados e informações inerentes às suas operações, visando entregar resultados sobre o tempo de entrega e se os prazos foram atendidos dentro dos parâmetros estabelecidos.
E é justamente para entender melhor como funciona este indicador, como se calcula na prática e quais as vantagens práticas de implementá-lo em sua empresa, que preparamos este mini guia sobre OTIF e suas características.
Sendo assim, sem mais delongas, vamos direto às dicas. Boa leitura!
Afinal, o que define o indicador OTIF?
Como destacamos, a sigla OTIF vem do inglês On Time In Full, que em uma tradução próxima poderíamos associar a "no prazo e completo".
Mas antes disso, vamos voltar um pouco mais e explicar o que, de fato, são os KPIs. Na prática, um KPI é um Indicador de Desempenho, ou seja, são ferramentas aplicadas em uma gestão para se mensurar consequente a performance e o sucesso de uma organização ou de uma determinada atividade, focando no “como” e indicando quão bem os processos dessa empresa estão permitindo que seus objetivos sejam alcançados.
Em outras palavras, são meios de medir, acompanhar e alterar os processos da empresa, visando sempre evoluir e melhorar.
E os KPIs são completamente variados, podendo ser criados e aplicados nas mais diferentes atividades de uma organização, tais como para medir o desempenho de custos, produtividade, performance, qualidade e, claro, tempo, como é o caso do OTIF.
Portanto, entre essas inúmeras possibilidades de KPIs existentes, o OTIF é apenas um desses indicadores, que foca exclusivamente na medição e monitoramento dos prazos de suas entregas.
Dessa forma, o KPI OTIF leva em consideração dos pontos fundamentais em sua essência, conforme detalhamos a seguir:
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In Full (completo) - este conceito avalia se o produto atende as expectativas do comprado criadas no momento do negócio, tais como exemplos: as dimensões, as quantidades, a qualidade, a integridade, entre outros.
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E como calcular o OTIF na prática?
Para que a sua empresa possa implementar o indicador OTIF em sua operação logística é fundamental, antes de mais nada, contar com ferramentas capazes de mensurar dados e informações úteis de todos os pedidos, considerando o histórico de, pelo menos, 6 meses.
Dessa forma, recomenda-se também organizá-los em três categorias: atendido no prazo, entregue sem erro e completo.
Vale destacar que essa recomendação é de extrema importância, já que o objetivo principal do indicador OTIF é mensurar as três categorias em conjunto. Ou seja, a ideia é medir tempo (On time) e qualidade (In Full).
Logo, apesar de a métrica reunir as três categorias em um só indicador, cada elemento deve ser analisado separadamente para identificação de falhas e possíveis problemas ao longo de sua operação.
Sendo assim, podemos fazer um exercício prático para ficar um pouco mais fácil de entender a dinâmica do indicador OTIF.
Dessa forma, suponha que a sua empresa precise entregar X unidades de um produto para um determinado cliente e a avaliação da entrega levanta as seguintes informações:
Desse jeito, para que seja possível estabelecer o OTIF dessa operação, cabe ao gestor conseguir multiplicar os três números e dividir o resultado por 100.
Assim temos: 86% x 76% x 90%
Ou seja, nesse caso o valor do índice resulta em 58,82%. Lembrando que o ideal para uma empresa é sempre alcançar 100% de entregas On Time In Full.
E quais os benefícios práticos de implementar o OTIF em sua logística?
Todo KPI, quando bem trabalhado, agrega inúmeros benefícios e melhorias aos processos logísticos de uma empresa.
Logo, com o OTIF não seria diferente! Ao conseguir mensurar, avaliar e monitorar prazo e qualidade de suas entregas, consequentemente esse indicador lhe permite analisar falhas e gargalos comuns que estão impedindo que sua operação seja entregue de forma mais eficiente e sem erros.
Dessa forma, o papel do OTIF é entregar ao gestor dados e informações úteis sobre onde e como cada processo precisa ser melhorado.
Mas para ficar mais fácil de entender, nós enumeramos a seguir uma série de vantagens agregadas nas empresas como o OTIF. Confira!
Identificação de gargalos
Assim como todo KPI na logística, o OTIF visa primeiramente mensurar onde estão os erros e gargalos de sua operação.
E é importante ressaltar aqui que, quando falamos em mensuração, automaticamente precisamos trabalhar com dados e informações reais, e não com conhecimentos e experiências dos colaboradores.
Afinal, é muito comum em empresas de todos os tamanhos, em que funcionários e gestores até conhecem as origens dos gargalos de suas operações, porém, não possuem dados suficientes para mensurá-los com exatidão.
E é justamente isso que diferencia o "conhecimento de caso" de um "indicador de desempenho". Este segundo, obrigatoriamente, deve trazer dados e números para análise e ação dos gestores.
Otimização das entregas
Sem dúvidas, o primeiro efeito positivo da implementação do OTIF se dá na otimização das entregas da empresa.
Afinal, como destacado, a ideia principal do indicador é mensurar quais pontos e gargalos precisam ser melhorados e onde as operações estão encontrando mais dificuldades para serem concluídas dentro do prazo e com a devida qualidade ao cliente. (ex: transporte, picking, packing, carregamento, expedição etc.)
Logo, se por exemplo, o indicador mensurar que ocorrências de avarias são os principais motivos da baixa produtividade das suas entregas, cabe ao gestor buscar formas de reverter este problema e melhorar gradativamente a qualidade de suas operações.
Redução de custos
Entregas fora do prazo e, principalmente, fora das conformidades estipuladas com o cliente certamente vão gerar custos extras à sua operação.
Em outras palavras, se a sua empresa entrega pedidos errados, com avarias, faltas ou excessos, muito provavelmente isso vai acarretar devoluções, recusas e operações de reentrega.
Ou seja, mais tempo, mais gastos e menos produtividade (e satisfação) atrelados à sua operação.
Com a implementação do OTIF, a tendência é que estas ocorrências de erros diminuam e, consequentemente, os índices de qualidade aumentem. Dessa forma, é natural que os custos baixem também e se enquadrem somente ao que foi planejado para aquela operação.
Melhora os controles da gestão
Como vimos, por ser um KPI, o OTIF obrigatoriamente se baseia em dados e números de análise.
Logo, ao disponibilizar tais informações à gestão, a ideia é que a visão e os controles dessas operações sejam mais amplos e transparentes.
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Redução de retrabalhos e devoluções
A logística reversa sempre será um fator de importância para as empresas e, portanto, também deve ser sempre otimizada.
No entanto, quando ela se torna algo frequente, por conta de erros evitáveis como falhas na entrega, por exemplo, aí outras ações precisam ser tomadas e, acima de tudo, buscar minimizar as ocorrências de erros e os retrabalhos nas entregas.
E o OTIF visa justamente isso! Ao otimizar e melhorar a qualidade de suas entregas, um dos principais efeitos e também reduzir a necessidade de coletas e devoluções da logística reversa.
Melhora a satisfação do cliente final
O indicador OTIF tem influência direta na qualidade de suas entregas e, portanto, pode ser um ponto crucial para a avaliação da satisfação final de seus consumidores.
Em outras palavras, ao conseguir otimizar sua distribuição e proporcionar pedidos completos e dentro do prazo, consequentemente a percepção de qualidade por parte de seu cliente será mais notória.
Dessa forma, o OTIF tem um peso fundamental na imagem de sua empresa no mercado e pode contribuir para fortalecimento de suas relações comerciais e avaliação positiva de parceiros.
Aumento de produtividade
Quanto mais erros e gargalos estiverem atrelados às suas operações, menos produtiva será a sua logística.
Com a otimização das entregas por meio da implementação do OTIF, esse cenário pode ser completamente diferente e, por consequência disso, sua produtividade poderá aumentar significativamente.
Por exemplo, ocorrências de atraso e devolução por erros demandam novas operações, mais custos e o uso de veículos, que já poderiam estar livres para novas entregas.
Logo, reduzir essas ocorrências com o OTIF vai permitir ganhar mais tempo e disponibilidade para iniciar outras atividades de distribuição.
Melhora de prazos
Sem dúvidas, um dos principais benefícios agregados com a implementação do OTIF na logística é a melhoria dos prazos de entregas da empresa.
E muito além do cumprimento do tempo estabelecimento com o cliente, o indicador pode ainda proporcionar diferenciais competitivos à operação, tais como entregas mais dinâmicas, implantação de conceitos como "same day delivery", entre outros.
Ou seja, não se trata unicamente de otimização e atendimento de prazos. O OTIF pode proporcionar melhorias ainda maiores e colocar a sua logística em um patamar superior ao da concorrência quando o quesito é agilidade na entrega.
E como implementar o OTIF em sua empresa?
Já vimos o que é OTIF, suas vantagens e até a forma mais comum de calculá-lo na prática. No entanto, em tempos de soluções tecnológicas aplicadas à logística, é fundamental que sua empresa já detenha de ferramentas capazes de levantar e mensurar dados e informações úteis para a análise dos mesmos.
Em outras palavras, queremos dizer que, qualquer que seja o KPI a ser trabalhado, hoje, não há mais espaço para procedimentos manuais e obsoletos.
Logo, o primeiro passo para a implementação eficiente do OTIF é o investimento em tecnologia de ponta em sua gestão. E a seguir, nós indicamos as soluções mais adequadas para este fim.
Confira!
Invista em um sistema TMS
O sistema TMS, ou Transportation Management System, é o tipo de solução indispensável em qualquer empresa de logística atualmente, que preza pela qualidade, monitoramento e controle de sua distribuição.
A partir deste software, sua empresa consegue controlar custos e despesas de cada entrega, registrar dados como data, hora, caminhão e motorista responsável, armazenar históricos, emitir canhotos e comprovantes etc.
Dessa forma, além de toda a otimização da sua entrega, sua empresa passa a contar com uma ferramenta completa que vai lhe fornecer dados e informações analíticas sem dificuldades ou erros.
Assim, implementar o OTIF com base nisso se torna muito mais prático e eficiente.
Trabalhe com históricos
Para mensurar dados e chegar a uma análise coerente do indicador OTIF, é fundamental que se trabalhe com um histórico de entregas e ocorrências passadas.
Para isso, indica-se um período mínimo de 6 meses, mas havendo a possibilidade de mais tempo, melhor.
A ideia é que o gestor tenha uma visão mais ampla do cenário e consiga, de forma mais assertiva, identificar os principais tipos de gargalos e falhas recorrentes.
Categorize as ocorrências
Esse ponto é muito importante, pois cada ocorrência pode ter suas especificidades próprias. Por exemplo, o OTIF identificou que o nível de devoluções de sua empresa é alto e o motivo principal é avaria no transporte.
No entanto, as ocorrências, quando categorizadas, podem subclassificar ainda mais essas causas. Por exemplo, o produto X sofre avaria devido a qualidade de sua embalagem, enquanto o produto Y é por causa do manuseio inadequado dos operadores.
Ou seja, o mesmo problema geral (avaria), porém como soluções e ações necessárias diferentes (embalagem e funcionários). Por isso, a importância da categorização.
Em resumo, essas são algumas dicas e informações úteis sobre as vantagens de implementar o indicador OTIF em sua logística e os benefícios práticos que esse KPI pode agregar às suas operações e entregas.
Gostou? Quer mais dicas para otimizar a logística de sua empresa? Então, aproveite para conferir também nosso próximo post e saiba como implementar o conceito de 5s em seu Supply Chain. Boa leitura!
