Como fazer uma auditoria de frete completa?

A auditoria de frete nada mais é do que a conferência daquilo que é movimentado pelas transportadoras. Com ela, é possível identificar eventuais inconformidades que podem trazer problemas para a empresa. Assim, são avaliados erros, duplicidades, cobranças indevidas, entre outros.

No geral, com a auditoria de frete, é possível validar os valores cobrados para ter maior segurança em relação ao que foi negociado.

A auditoria de frete permite que a empresa encontre falhas nos seus processos. Assim, ela tem como corrigir mecanismos que levam a essas falhas para otimizar suas ações. Isso pode acontecer já no curto prazo, mas é especialmente relevante no médio e no longo prazo.

A importância de fazer a auditoria de frete

São vários os motivos para uma empresa investir na auditoria de frete. Confira, a seguir, os principais:

Controle de processos e de gastos

O primeiro benefício diz respeito ao controle de processos e de gastos da empresa.

A realidade é que, com esse tipo de auditoria, é possível centralizar o controle das ações. Assim, a empresa tem como reunir em uma única base de dados tudo aquilo que importa para as operações. Pensando na realidade de uma transportadora, isso torna as ações muito mais rápidas, fáceis e simplifica a tomada de decisão pelos responsáveis.

Ações que geram desperdícios e outros problemas precisam ser identificados para que sejam corrigidos. Quando isso acontece, a empresa tem como gerar economia nos seus processos e, consequentemente, lucrar.

Aperfeiçoamento da gestão

Atuando com uma periodicidade, a empresa tem como fazer as auditorias sempre de acordo com os prazos dos órgãos fiscalizadores e, claro, das suas próprias necessidades. Assim ela consegue extrair dados, interpretá-los e trabalhar com informações adequadas.

O tempo necessário para a prestação de serviços, por exemplo, a forma como se dá o fluxo de caixa, entre outros, são alguns dos principais resultados de um serviço de auditoria eficaz. Além deles, é possível identificar a melhor forma de trabalhar com questões como:

- a identificação do custo total da operação;

- a frequência no aparecimento de erros;

- a forma como os preços são compostos.

Aperfeiçoamento das entregas

Esse tipo de iniciativa representa, também, uma forma de investir na qualidade das entregas. Isso porque existe uma preocupação com a identificação dos problemas nas operações. Logo, a empresa tem como estabelecer indicadores e atuar na diminuição do custo dos projetos, seja trabalhando com veículos menores ou com caminhões.

Isso geralmente tem a ver com a análise do histórico de fretes realizados, dos trâmites envolvidos, com o controle dos investimentos e da própria forma como a empresa organiza suas operações.

Quais os tipos de auditoria existentes?

Sempre que necessário fazer uma conferência, o mais indicado é que a empresa procure um serviço de auditoria. E ele pode ser de diferentes tipos. Conheça os principais na sequência.

Auditoria interna

É um tipo de avaliação da gestão feita pela própria empresa. Seu objetivo é verificar se os processos internos estão sendo realizados adequadamente. Assim, é possível identificar falhas humanas e operacionais.

Consequentemente, essa é uma boa maneira de melhorar a produtividade da companhia.

Auditoria contábil e fiscal

Aqui, a ideia é analisar o patrimônio da empresa. Isso é feito considerando a forma como esse patrimônio é administrado.

Também é pertinente conferir se as diferentes ações respeitam os princípios contábeis. Com a análise dos documentos, é possível ter a garantia de que as demonstrações estão de acordo com a situação financeira e patrimonial.

Auditoria operacional

É um tipo de operação geralmente externa, que se dá no staff da administração. Com ela, é feito o assessoramento do desempenho das funções e suas responsabilidades. A ideia é garantir que a gestão atue de acordo com um planejamento.

Para tanto, são avaliados os objetivos traçados em comparação com os resultados, a ação dos diferentes setores do negócio, funções, entre outros. No fim, a busca é por eficiência, economicidade e eficácia.

Auditoria de compliance

Compliance é seguir à risca algo previamente legalmente determinado. Assim, empresas que investem em auditorias de compliance estão querendo avaliar seus processos para saber se eles respeitam as exigências legais.

Leis, normas, determinações de diferentes origens e mesmo práticas internas se encaixam nessa análise. Em resumo, a busca é entender se existem problemas em relação ao cumprimento das exigências e criar meios para viabilizá-lo.

Auditoria de sistemas

É o acompanhamento dos controles do desenvolvimento e dos processos envolvendo sistemas, informação e infraestrutura operacional. No geral, hardwares, processos, softwares e arquivos são auditados pensando em aperfeiçoar o ambiente tecnológico.

Auditoria de qualidade

É um serviço que faz uma análise completa de sistemas, processos e produtos. Com ele, é possível prevenir e corrigir problemas por meio do aperfeiçoamento do controle de qualidade. Para tanto, são analisados os sistemas de gestão, as formas como são feitas as operações e a eficácia do trabalho em geral.

Auditoria ambiental

Considera os passivos ambientais em casos em que a empresa participa de aquisições e fusões. Com ela, é possível identificar um valor exato para esse passivo. No caso, obrigações com o meio ambiente e a preservação da natureza.

Auditoria externa

São serviços prestados por profissionais independentes. Eles geralmente são experientes em ações específicas. Com base nisso, validam dados financeiros, contábeis e patrimoniais de uma empresa com pareceres técnicos.

Auditoria das folhas de pagamento

É um serviço que analisa todos os documentos e cálculos relativos aos salários dos colaboradores. Assim, problemas com os cálculos das férias, obrigações trabalhistas, desligamentos, entre outros, podem ser identificados para que tudo esteja dentro da lei.

Auditoria governamental

É a avaliação dos resultados operacionais de uma instituição pública. Ela pode ter origem interna para garantir que os diferentes órgãos atuam em conformidade com suas obrigações, e também externa, para garantir que os gestores estão, de fato, cumprindo seu papel social.

A auditoria de frete e as divergências de informações

Existem riscos que fazem parte do dia a dia da administração de uma empresa que trabalha com frete. Entre outros, podemos citar as cobranças duplicadas e o cálculo realizado fora da tabela negociada.

Para esse tipo de situação, existe a auditoria de frete. Com ela, eventuais divergências podem ser evitadas. Medidas como maior controle nos processos, uma gestão financeira mais qualificada, direcionamento para os colaboradores, entre outras, fazem parte desse conjunto.

Vale lembrar que é preciso lidar com uma série de eventos, que vão desde a validação dos documentos fiscais até a revisão de procedimentos.

Principais problemas que uma auditoria de frete pode ajudar a resolver

Em resumo, a auditoria de frete serve para dois objetivos:

- criar condições para a gestão aperfeiçoar seus processos;
- aumentar o grau de qualidade dos serviços prestados.

Logo, ela qualifica a ação empresarial, tanto interna quanto externamente. Assim, podemos pensar em uma série de problemas que esse tipo de auditoria ajuda a resolver:

Falta de rigor nos envios

Isso acontece especialmente quando o transportador envia as cobranças mais de uma vez para a empresa.

Sem um processo rigoroso de controle das faturas, isso se torna comum. Consequentemente, novos documentos precisam ser gerados para corrigir os anteriores e isso faz a empresa gastar mais.

Erros de cálculo

Problemas como a inclusão errada dos valores das tarifas geram transtornos de ordem legal. É importante criar meios para que os riscos envolvendo o Fisco sejam amenizados. Do contrário, penalizações e multas podem se tornar uma constante.

É nesse sentido que a auditoria de frete também ajuda. Com ela, a empresa tem como identificar serviços não realizados, defasagem em valores, além de problemas recorrentes de outra ordem.

Na prática, essa costuma ser a melhor maneira de atuar de forma preventiva, evitando que dores de cabeça maiores apareçam como fruto de uma má gestão.

Falta de controle sobre as ações

No geral, esse é o grande problema que as empresas podem enfrentar. Vale lembrar que erros fazem parte da rotina de qualquer negócio, entretanto, saber lidar com eles é o que diferencia empresas de sucesso das demais. E isso só pode ser feito com o devido controle das ações.

Sem controle, os problemas podem começar já no estoque e chegar às entregas.

Veja como realizar um inventário de estoque assertivo!

Como fazer uma auditoria de frete realmente eficiente

Existem alguns passos para que a sua empresa faça da auditoria de frete um instrumento útil para alavancar o seu negócio:

1. Comece com a avaliação dos componentes da tabela de frete

Com a tabela de frete, pode-se conferir os valores mínimos para o transporte em território nacional. Assim, de acordo com a Agência Nacional de Transportes Terrestres, é possível conhecer todos os custos considerados na determinação desses valores.

É importante avaliar cada um desses componentes para ter parâmetros na hora de pensar na organização do serviço de frete.

2. Faça uso de indicadores de controle

Com os indicadores certos, é possível acompanhar a evolução dos processos e identificar o momento exato em que as ações começam a dar errado. Assim, os indicadores de controle permitem que a auditoria identifique erros, conheça as etapas em que a incidência deles é maior e, assim, estabeleça níveis aceitáveis.

Essa costuma ser a forma mais inteligente de agir com critérios, mesmo considerando uma realidade empresarial que se divide em diversas etapas.

3. Realize conferências periódicas

É válido que exista uma regularidade no controle das ações. Em relação à auditoria empresarial, isso diz respeito à criação de hábitos para que ela aconteça.

Tendo a auditoria de frete como rotina, o controle naturalmente é maior sobre os processos. Assim, os erros não se acumulam com tanta facilidade e os problemas diminuem.

É possível trabalhar com auditorias bimestrais, trimestrais, semestrais, entre outras. O importante é definir a periodicidade e garantir a busca pelos melhores resultados.

4. Faça a confrontação de valores e a identificação de erros

Em relação à divergência de dados é fundamental ter uma atuação mais precisa no momento da auditoria.

Com a confrontação de valores, é possível viabilizar maior controle financeiro. Isso é essencial na busca por uma maior lucratividade.

Aqui, o objetivo é fazer com que os saldos sejam mais bem controlados pela transportadora. E em função disso, os valores cobrados, os descontos, entre outros, podem ser identificados com maior facilidade.

O acúmulo de erros, mesmo os aparentemente insignificantes, pode causar um prejuízo enorme para qualquer companhia. Por isso, é importante ter atenção especial a eles.

Com um controle específico sobre erros, a auditoria entra em contato com a empresa para refazer os cálculos em função da tabela. Assim, danos, atrasos e extravios podem ser avaliados com maior rigor.

5. Não se esqueça do investimento em tecnologia

Com a tecnologia, todo esse processo pode ser feito de maneira simplificada. Como a tecnologia da informação se encontra em estágio bem avançado, ela permite diferenciar projetos de alto nível dos demais. O motivo é que ela atua de maneira específica no aperfeiçoamento de projetos. Isso vai desde a coleta de dados até o armazenamento e distribuição das informações.

Essa é uma forma de diminuir a incidência de erros e agir com maior rigor nos processos do dia a dia.

E o que é melhor: com sistemas mais avançados, é possível atuar 100% dentro da lei. Isso porque eles são construídos com foco nesse tipo de exigência.

Clique aqui e descubra as 6 principais vantagens de usar um sistema TMS.

Porque automatizar a gestão de frete

Em resumo, com a automatização da gestão do frete, você controla melhor os dados movimentados dia após dia e, além de facilitar o processo de auditoria, também simplifica a tomada de decisão.

É muito mais fácil fazer escolhas certas quando se tem informações úteis do que quando elas não existem.

No geral, uma empresa, para ser competitiva, precisa ser produtiva. E isso a automatização da gestão de frete oferece.

A importância da tecnologia no processo empresarial

Por fim, pensar em tecnologia para empresas vai muito além de contar com um sistema generalista de gestão.

É preciso pensar em cada setor. Principalmente quando a empresa atua com uma frota de veículos. Softwares mais específicos, como os voltados para gestão de frete, por exemplo, fazem com que um departamento traga melhores resultados. Isso costuma estar por trás de projetos de maior sucesso no mercado.

Problemas, como a falta de controle e de planejamento para os processos, podem ser facilmente contornados com o uso de um sistema próprio. É nessa lógica que a tecnologia deve ser entendida: como uma solução para otimizar cada etapa da cadeia produtiva.

Ficou clara a importância da auditoria de frete e como ela pode ser feita de maneira adequada para a sua empresa? Então, confira também a nossa planilha de gestão de frota.

 

O que é o novo documento eletrônico de transporte (DT-e)?

Problemas com a fiscalização de veículos automotores sempre atrapalhou os processos. É isso o que está por trás da criação do documento eletrônico de transporte, uma solução que veio para superar problemas com burocracias desnecessárias.

Empresas que eventualmente têm que lidar com custos em virtude do maior gasto com combustível, pagamentos para os transportadores, reposições, entre outros, entendem bem essa necessidade. Pensando nisso e em como modernizar os processos, o governo federal criou, ainda em 2019, um projeto. A ele foi dado o nome de documento eletrônico de transporte, ou DT-e, que nada mais é do que um sistema para dar agilidade às fiscalizações.

Conduzido pelo Ministério da Infraestrutura, a solução atendeu a uma demanda que se tornou ainda mais evidente já no ano anterior, com a greve dos caminhoneiros que exigia melhorias no processo de fiscalização das documentações.

É sobre isso que você vai saber na sequência. Fique por dentro de tudo o que diz respeito ao documento eletrônico de transporte para facilitar a sua implementação nos seus negócios.

As necessidades do transporte brasileiro

Uma motivação muito simples está por trás da urgência pela implementação do documento eletrônico de transporte: a necessidade de o transporte no Brasil se modernizar. Isso diz respeito a todos diferentes agentes envolvidos no processo, considerando os transportadores, as empresas que contratam e que são contratadas, os órgãos fiscalizadores e até o consumidor final.

Por conta da burocracia, motoristas costumam perder preciosos minutos a cada posto para comprovar as mais diversas exigências legais. No fim do processo, isso gera perda de tempo para as entregas, irritação para os consumidores e até certa letargia na ação dos fiscais, uma vez que eles precisam revisar procedimentos manualmente.

Em resumo, em um mundo onde a tecnologia tem alterado diversos tipos de atividade, era inevitável que ela também surgisse como um diferencial no setor de transporte.

O que é o documento eletrônico de transporte

Para evitar que os veículos fiquem muito tempo parados em postos de fiscalização, foi criado o documento eletrônico de transporte. A ideia é que ele seja um documento capaz de unificar uma série de outros, tais como o DACTE, o DANFE e o DAMDFE. Isso sem falar em autorizações referentes a passageiros e cargas.

Ao todo, o DT-e vai unificar mais de 40 documentos que costumam ser exigidos no dia a dia das estradas. São registros indispensáveis para a autorização dos mais diversos serviços de transportes de cargas. Consequentemente, outros benefícios tendem a surgir para o transporte rodoviário como um todo. Entre eles é possível citar a geração de economia, já que as emissões de documentos serão diminuídas.

No geral, o documento eletrônico de transporte é tido como uma solução para destravar os processos logísticos nas estradas do país, atendendo a uma demanda crescente nos últimos anos.

Em resumo, o DT-e é uma solução que moderniza os processos nas estradas, tornando tecnológica e mais dinâmica a ação dos entregadores.

Como funciona o documento eletrônico de transporte

Ainda que não esteja disponível, pelo menos por enquanto, já temos como saber como funcionará o documento. No geral, ele será um sistema onde todas as informações necessárias serão inseridas para que cada vez que o veículo passar por um posto de fiscalização, os fiscais tenham acesso automático aos dados.

Para tanto, o governo disponibilizará um aplicativo para o DT-e que poderá ser integrado à transportadora para a emissão do documento. Além disso, será possível trabalhar também com um sistema TMS. Assim, as informações referentes ao transporte podem ser digitalizadas e integradas, de maneira que o acompanhamento seja feito via aplicativo ou TMS.

Essa é, aliás, uma forma de a empresa simplificar seu trabalho com coleta e registro de dados, dando dinamismo à sua atividade de rotina.

A ideia é que a solução seja marcada pela simplicidade e pela agilidade. Isso porque, com um chip acoplado em cada veículo, sequer será necessário fazer com que o motorista pare o caminhão para a fiscalização. Estando de acordo com as exigências do sistema, todo o processo pode ser feito de maneira automática.

Quando o documento eletrônico de transporte entra em vigor

O projeto foi lançado em 2019 e ainda se encontra em fase de testes. A previsão é que a partir do primeiro semestre de 2022 ele esteja em vigor de maneira obrigatória.

Como a criação do documento já foi confirmada, para que toda a documentação referente ao transporte seja convertida em um único arquivo digital, ainda é necessário que a Medida Provisória seja aprovada pelo Presidente da República para que sua implementação se dê de acordo com o programa que for estabelecido pelo governo.

De maneira geral, a expectativa é que isso aconteça e que, em pouco tempo, já seja possível contar com essa modernização nos processos do dia a dia.

Entre os agentes políticos envolvidos na transformação, aparentemente, existe uma tendência à sua aprovação. Ainda assim, é preciso ter atenção a detalhes que podem modificar a proposta e, consequentemente, exigir outro tipo de adaptação ao sistema.

De qualquer forma, vale destacar o quanto esse tipo de inovação deve impactar não só o dia a dia dos condutores e das empresas, mas a economia como um todo. É sobre isso que pretendemos tratar na sequência.

Quais são as vantagens do documento eletrônico de transporte

Considerando todos os agentes envolvidos nessa transformação, o que o DT-e oferece é uma série de benefícios que vão desde a simplificação dos processos até a diminuição de custos.

Mesmo pensando nos impactos ambientais, a mudança é benéfica, já que dispensa o uso de papel acima do tolerado. Já tendo em vista as necessidades das empresas, o DT-e permite ganho de tempo considerável para as operações, aumento na produtividade, na agilidade, diminuição da burocracia, eficiência na logística e muito mais.

A documentação integrada, por permitir que a pesagem ocorra de maneira automática, sem paradas, tende a gerar um dinamismo capaz de destravar e aumentar a segurança nas estradas. Vale lembrar que a checagem será feita a partir da leitura da placa do veículo ou via Registro Nacional de Transportadores Rodoviário de Carga (RNTRC).

No geral, a solução será benéfica também para os agentes fiscalizadores, uma vez que serão as empresas as responsáveis por emitir o DT-e para que o registro seja feito no Ministério da Infraestrutura e os dados fiquem disponibilizados no sistema.

Assim, as polícias Rodoviária Federal e estaduais, além das Secretarias de Fazenda dos Estados e a Agência Nacional de Transportes Terrestres, (ANTT) poderão acessar informações imediatamente ou sempre que necessário.

O que muda

Na prática, o que muda é que agora os veículos poderão contar com um chip a partir do qual todos os processos serão simplificados.

A grande novidade é que a leitura desse chip poderá ser feita via tecnologias de reconhecimento. Elas estarão espalhadas pelos postos de fiscalização ao longo das estradas. Assim, toda vez que o motorista passar por determinado local onde o leitor estiver ativado, o registro de sua passagem será feito automaticamente.

A ideia é que os órgãos oficiais tenham como conferir as informações a respeito do veículo sem que o motorista pare ou desça do caminhão. A única exceção ocorre quando for detectado algum tipo de irregularidade.

Aqui surge uma nova lógica, na qual as empresas precisam se preocupar com antecedência com a segurança de dados referentes a:

Sua obrigação será garantir a inserção correta dessas informações no sistema para que o motorista trafegue com segurança pelas estradas brasileiras.

O chip possui validação eletrônica, tornando possível a leitura de dados e o tráfego sem burocracia, já que todos os documentos estarão reunidos em um único aplicativo.

Logo, a própria logística tem como se tornar mais eficiente, gerando diminuição de custos, maior eficiência e segurança no transporte de cargas. É bom destacar que, em casos de operações multimodais, será possível fazer a integração instantânea com outros sistemas.

No geral, o DT-e transformará esse processo em algo exclusivamente digital, gerado e emitido antes de a operação de transporte ter início.

Assim será possível, de acordo com a MP 1.051/2021, “unificar, reduzir e simplificar dados e informações, além de registrar e caracterizar cada operação de transporte.”.

Na prática, o documento eletrônico de transporte vem para subsidiar o planejamento e a implementação de ações de logística envolvendo o transporte.

Em resumo, com o DT-e, dados sobre cadastros, contratos, obrigações administrativas, entre outros, serão reunidos em um sistema simplificado.

Quais são as obrigações do Transportador

O que se sabe é que existirão regras para a implementação do documento eletrônico de transporte. Características como peso, volume, origem, entre outros, precisarão ser considerados na emissão do documento. Além disso, viagens feitas dentro de um mesmo município estarão isentas dessa obrigatoriedade.

Todos aqueles que emitem o MDFe deverão emitir o DT-e obrigatoriamente, mas existem exceções. Isso quer dizer que serão afetados:

Quanto às exceções, transportes feitos para coletar produtos perecíveis do setor agropecuário vindo diretamente do produtor rural e coleta de mercadorias a serem consolidadas, bem como entregas posteriores à chamada desconsolidação, não precisarão emitir o documento eletrônico de transporte.

Quem tem a obrigação de emitir precisa ter em mente o nível de gravidade da infração caso não o faça. As advertências e multas poderão variar entre 550 Reais até 1 milhão de Reais. Já em relação às entidades geradoras, elas poderão receber uma suspensão temporária do registro ou até um cancelamento definitivo dele, em casos de reincidência no cumprimento da suspensão.

Como se adaptar ao DT-e

É preciso ter calma, até porque a solução ainda não foi definitivamente aprovada. Por isso, em um primeiro momento, o mais interessante é continuar acompanhando as informações a respeito da implementação do sistema. Dúvidas naturalmente surgirão e é possível que alterações sejam realizadas nos próximos meses.

É fato que o documento eletrônico de transporte será inserido na realidade das empresas e, por isso, vale a pena ter atenção sobre cada movimentação em relação às novidades.

Já a partir de um segundo momento, quando a novidade for aprovada, será uma obrigação das empresas de implantarem o sistema. Sendo assim, a dica é procurar saber sobre como a tecnologia pode ser simplificada no dia a dia do seu negócio. Empresas maiores podem se beneficiar de soluções mais avançadas, capazes de integrar o sistema na sua rotina de atividades. Consequentemente, você terá como conhecer soluções desenvolvidas por empresas de softwares de emissão para integrar os dados do seu negócio com as plataformas oficiais ou optar pelo aplicativo oficial.

No fim, entender a tecnologia e como ela pode ser útil para a sua realidade é algo que já pode começar a ser feita desde já. Por isso, oriente seus colaboradores para que eles estejam preparados para a novidade. Esse cuidado pode simplificar a assimilação da mudança e criar motivos para a sua empresa se adequar melhor a um novo mercado.

Os impactos do DT-e na distribuidora

Haverá uma simplificação e redução de burocracia no dia a dia do caminhoneiro. Esse fato tende a fazer com que o custo logístico seja menor para as distribuidoras.

Incorporando 41 documentos diferentes, o DT-e reúne dados tributários, logísticos, comerciais, financeiros, sanitários, entre outras obrigatoriedades que compreendem o transporte tanto na esfera federal quanto nas estaduais e municipais. Logo, esse será um avanço não só para a fiscalização, mas também para as próprias distribuidoras mais preparadas.

Quanto aos custos, estima-se que haverá uma cobrança para a emissão do documento eletrônico de transporte, em virtude da estrutura necessária para viabilizar a digitalização e implementação da tecnologia. Entretanto, a tendência é que o valor não seja elevado, devido à natureza de popularização do projeto. Essa cobrança possivelmente será feita por DT-e gerado, ou seja, a cada viagem.

Em resumo, o documento eletrônico de transporte, ou DT-e nada mais é do que uma solução que deve tornar mais dinâmico o transporte nas estradas brasileiras. Ele deve ser implementado ainda em 2022 e precisa ser assimilado pelos envolvidos.

Entendeu agora o que será e como deve funcionar o documento eletrônico de transporte? Então confira também tudo o que você precisa saber sobre gestão de entregas.

Como preparar o estoque para a sazonalidade dos produtos?

Saiba mais como otimizar seu estoque para a sazonalidade dos produtos e como um sistema WMS é solução imprescindível para isso.

Entre os inúmeros desafios de uma gestão eficiente de estoque, vale destacar uma tarefa que requer muita perícia e monitoramento estratégico: a sazonalidade dos produtos! Afinal, em especial no varejo, determinados itens podem ter demandas maiores do que outros em diferentes épocas do ano, e nem sempre isso está associado unicamente a datas ou comemorações especiais.

Estamos lidando hoje, por exemplo, com mudanças de hábitos de consumos frequentes por conta de uma pandemia e, inevitavelmente, muitas empresas tiveram que rever ou até reinventar suas operações por conta das novas demandas.

Em consequência disso, diferentes produtos passaram a ser necessários e, em alguns casos específicos, vimos até a falta deles nas prateleiras de muitos mercados.

Ou seja, a sazonalidade dos produtos na logística não é só uma questão de planejamento logístico, mas também envolve questões estratégicas e operacionais, que podem dar ainda mais destaque à sua empresa nesses aumentos de demandas periódicos.

E pensando justamente nisso, hoje, nós preparamos um post exclusivo para abordar a sazonalidade dos produtos - desde o seu conceito teórico, até dicas práticas de como otimizar esse processo em seu armazém. Acompanhe.

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O que define a ideia de "sazonalidade dos produtos"?

Como resumimos, a sazonalidade dos produtos está associada à demanda crescente de determinado item em certas épocas do ano. Ou seja, quando há datas comemorativas previstas, como Dia das Mães, Dia dos Pais, Natal, entre outros, a procura por produtos tende a ser maior do que em outros períodos, expandindo, assim, as oportunidades de vendas e ofertas no mercado.

Junto a isso, é fundamental que as empresas estejam aptas e prontas para atender, também, à crescente operacional dessas entregas. Logo, a gestão de estoque eficiente é fundamental nesses períodos, mas principalmente a estratégica, para conseguir cumprir prazos e volumes com o mínimo de planejamento e capacidade.

Por que, hoje, a sazonalidade dos produtos não se limita apenas a datas específicas?

Apesar de a sazonalidade dos produtos estar basicamente associada a datas e épocas especiais no ano, vemos cada vez mais uma demanda crescente no mercado, mesmo em outros períodos.

De uma forma geral, grande parte das empresas ainda foca suas estratégias de produção e capacidade de armazenagem apenas em datas comerciais. Porém, a prática nos prova que essas demandas podem surgir mesmo sem um prévio planejamento e, portanto, destacam-se as empresas que detêm uma melhor infraestrutura e expertise.

É o que vimos nesse período da atual pandemia, no qual inúmeras indústrias e comércios viram produtos e insumos simplesmente desaparecer das prateleiras, e algumas ainda encontram dificuldades para alcançar níveis de eficiência operacional.

Ou seja, ainda que datas comemorativas e feriados possibilitem planejar melhor a gestão de estoque de produtos sazonais, hoje em dia não se pode mais abrir mão de fatores externos ou de mudanças repentinas nos hábitos do consumidor.

Afinal, estamos lidando com um mercado extremamente dinâmico, cuja demanda pelo seu produto e serviço pode mudar de forma repentina. Cabe a você, gestor, estar preparado para acompanhar esse ritmo.

E que tipo de planejamento pode ser feito para atender demandas sazonais?

Evidentemente que a sazonalidade é variável de acordo com diferentes fatores, como o tipo de produto ofertado, a época do ano, a região de atuação, o público-alvo, entre outros.

Portanto, é impossível criar uma receita pronta e compatível com todas as empresas do mercado, certo?

Para isso, cabe aos gestores realizem suas análises, estudos e levantamentos antes de tomar qualquer ação em relação ao gerenciamento de seus estoques.

No entanto, apesar dessas variantes, há, sim, alguns fatores em comum, que devem ser levados em consideração por qualquer tipo de negócio em sua gestão de armazéns, como:

Esses são os fatores imprescindíveis e que servem de base para um planejamento estratégico e operacional para a sazonalidade dos produtos, independentemente do tamanho, área ou público da empresa.

Leia também: Como reduzir as perdas de estoque?

E como otimizar a gestão de estoques sazonais na prática?

Além do planejamento, é fundamental investir em infraestrutura logística para atender à sazonalidade de produtos com eficiência. Isso vale, por exemplo, para layouts mais inteligentes do armazém, até a capacidade tecnológica da empresa.

Sendo assim, destacamos algumas dicas essenciais sobre o que é preciso levar em consideração na hora de estruturar suas operações sazonais na prática.

Invista em estruturas inteligentes no armazém

Hoje, há infinitas soluções em estruturas para armazéns, desde racks inteligentes, até transelevadores e esteiras automatizadas.

O advento de tecnologias aplicadas a essas estruturas permite estoques muito mais dinâmicos, ágeis e rápidos, sem abrir mão da organização e segurança dos itens.

Além disso, é possível criar layouts muito mais flexíveis e aumentar a capacidade de armazenagem, sem necessariamente ter que expandir os espaços físicos ou gastar com aluguéis ou compras de novos espaços.

Sendo assim, avalie as necessidades operacionais de seu armazém, estude as principais soluções disponíveis e invista naquelas que permitam otimizar as suas operações na prática.

Revise seus processos

Um Supply Chain só é considerado eficiente a partir do momento em que todas as suas etapas e processos estão devidamente integrados. Ou seja, quando falamos em sazonalidade dos produtos, quando determinado item terá sua demanda maior em uma data específica, não adianta apenas aumentar a capacidade de transporte, por exemplo, caso sua expedição dentro do armazém encontre gargalos e erros.

Para operar de forma eficiente em época de aumentos de demandas, é fundamental realizar um mapeamento mais completo da operação, de ponta a ponta, e revisar pontos mais frágeis e que possam acarretar falhas, atrasos ou até prejuízos às entregas.

Veja como utilizar a Curva ABC para gerir o atacado distribuidor

Planeje suas previsões de vendas

O planejamento de vendas está completamente ligado à sazonalidade dos produtos e, portanto, é fator crucial para o sucesso das operações. Além disso, as expectativas de demandas precisam levar em consideração outros aspectos fundamentais, além dos históricos passados.

Em outras palavras, na prática, recomenda-se, também, avaliar:

Invista em tecnologia de gestão

Outro fator imprescindível para operar com eficiência na sazonalidade dos produtos é deter de capacidade tecnológica na logística.

De uma forma geral, o sistema WMS (Warehouse Management System) é o que há de mais amplo e abrangente no mercado global quando o assunto é gestão de estoque.

Portanto, investir em tal ferramental vai permitir otimizar seu Supply Chain de ponta a ponta, desde o momento em que o produto chega às docas do armazém, até o seu carregamento para a entrega ao cliente.

Na prática, essa otimização agrega mais controle, agilidade, redução de custos e aumento da produtividade operacional, o que é fundamental em épocas de crescimento de demanda, como datas comemorativas e feriados especiais.

E como um sistema WMS ajuda a se preparar para a sazonalidade dos produtos?

Como vimos, o Sistema WMS é considerado o que há de mais moderno e completo em soluções de gestão de estoque.

Porém, para detalhar melhor as funcionalidades e vantagens agregadas às operações por meio dessa ferramenta, destacamos, a seguir, alguns impactos que sua empresa pode sentir com essa tecnologia. Confira!

Maior controle do estoque

Em conjunto com códigos de barras e coletores de dados, o sistema WMS permite ampliar o controle de cada item presente em suas prateleiras com base em informações e dados exatos.

Além de proporcionar a segurança e a confiabilidade dessas informações, seus produtos podem ser controlados de forma personalizada, com variantes fundamentais em uma gestão de estoque, como a data de validade, o número do lote, o tipo de SKU, o fabricante, entre outras.

Essas variáveis podem ajudar, por exemplo, a agilizar a busca por itens nos endereços do estoque, reduzir tempo de carregamentos, eliminar erros e retrabalhos, evitar perdas de produtos, reduzir custos operacionais etc.

Agilidade na separação de pedidos

Quando falamos em sazonalidade dos produtos, não podemos considerar apenas o desejo de crescimento de vendas. Afinal, é preciso pensar, também, na capacidade operacional da empresa.

Entre as etapas em que a agilidade faz toda a diferença para o Supply Chain, vale destacar o processo de Picking, ou simplesmente "separação de pedidos".

Nessa etapa, seus operadores precisam separar itens de forma estratégica do estoque (muitas vezes levando em consideração as variáveis destacadas no tópico anterior), e montar os kits para o carregamento.

Ou seja, qualquer demora, atraso, falha ou erro pode colocar em xeque a eficiência da entrega e, consequentemente, afetar a satisfação do cliente. Em outras palavras, não dá para falhar ou demorar nesse processo.

Com o sistema WMS, o picking se torna muito mais eficiente e ágil na prática, já que a ferramenta permite otimizar a tarefa desde a busca do material na prateleira, até o checkout para o carregamento - tudo isso baseado em dados exatos e com total segurança de informações!

Acuracidade de inventários

Outro benefício prático agregado com a implementação de um sistema WMS em sua empresa é a acuracidade dos inventários realizados. Afinal, com os mesmos códigos de barras e coletores de dados, será possível realizar contagens de itens muito mais rápida e apurada.

Além disso, um inventário bem realizado é fator decisivo para o sucesso de operações com sazonalidade dos produtos. Imagine, por exemplo, aumentar os níveis de venda da loja virtual e, na prática, não ter os itens disponíveis para carregamento!

Aumento da produtividade operacional

Um sistema WMS permite otimizar a gestão de estoque de ponta a ponta, e isso vale tanto para centros de distribuição, como para indústrias.

Ou seja, se sua empresa produz seus próprios itens, o sistema WMS terá papel fundamental para a agilidade de suas produções, seja pela otimização no recebimento de insumos, seja com a integração das etapas internas do armazém.

O resultado é o aumento da produtividade real, com foco na redução de custos, tempo e com zelo pela segurança e eficiência operacional.

Redução de custos

Sem dúvidas, a sazonalidade dos produtos visa o aumento das vendas e, consequentemente, mais lucratividade para a empresa. No entanto, do lado operacional, a falta de planejamento e capacidade de atendimento pode acarretar justamente o contrário: custos elevados e até prejuízos ao negócio.

Por isso, a otimização da gestão de estoque a partir de uma solução WMS, visa, antes de tudo, tornar seu supply chain mais eficiente de ponta a ponta, evitando, assim, perdas de produtos e de tempo, investimentos desnecessários e retrabalhos.

Essas são algumas dicas essenciais sobre a sazonalidade dos produtos e como a aplicação de determinadas estratégias e tecnologias é fundamental para o sucesso das demandas crescentes em certos períodos do ano. Vale reforçar que investir nessas soluções não se limita unicamente a otimizar sua capacidade operacional em determinadas épocas comerciais, mas também tornar sua empresa mais apta e competitiva em um mercado cada vez mais dinâmico e com mudanças contínuas de consumo.

Gostou das dicas? Quer saber mais como otimizar sua gestão de estoque e aproveitar as oportunidades sazonais? Então, entre em contato agora com um de nossos especialistas e agende uma apresentação das soluções tecnológicas da OnBlox.